Libros obligatorios para una empresa

La Importancia Fiscal y Legal de los
Libros y Registros Obligatorios
para las Sociedades
C.P.C. José Mario Rizo Rivas
Lic. Margarita Mora Robles
La legislación mexicana define medios de control por los cuales se identifica, mide, registra la información
económica de una empresa. De esta
manera, se establece la obligación de
que las empresas cuenten con libros
en los que se registre lahistoria de la
sociedad.
En los libros se anotan metódica y
ordenadamente las operaciones realizadas, se registran todos los hechos
contables y movimientos de la sociedad; así, los libros se consolidan
instrumentos utilísimos para verificar en todo tiempo el resultado de las
actividades y la situación económica
financiera de la empresa.
El objetivo del presente artículo
es extender ante allector un panorama general de la obligación y
los efectos benéficos de llevar libros
y registros en las sociedades. Para
ello, lo primero que ha de considerarse es la división de los libros en
contables y sociales.
Los libros contables
Constituye una obligación contar
con los libros, así lo preceptúan los
artículos 28 del Código Fiscal Federal (CFF) y 34 del Código de Comercio; pero tambiéncomportan una
necesidad, ya que permiten obtener
datos ordenados de acuerdo a los

principios contables o bases especiales de registro que se emplean
para evaluar la situación económicofinanciera de la empresa. Los libros
principales son el Diario, el Mayor y
el de Inventarios.
En el libro Diario (considerado
como uno de los más importantes)
se hará el registro estrictamente cronológico delas operaciones practicadas por una empresa y corriéndolas
por partida doble a fin de indicar
el movimiento de cargo o crédito;
además se incluyen descripciones breves de los actos, actividades y operaciones que se realicen y produzcan
modificaciones en las cuentas, con
sus correspondientes cantidades.
En el libro Mayor figuran los
nombres de las diversas cuentas de
la contabilidadestablecidas para el
registro, clasificación y control de
las operaciones practicadas y registradas previamente en el libro diario,
su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total
del movimiento de cargo o crédito a
cada cuenta en el periodo y su saldo
final. Como el libro diario, tienen su
fundamento legal en los artículos
28 y 29 del Reglamento del Código
Fiscal Federal.
Ellibro de Inventarios y Balances, es el instrumento de registro

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COLABORACIONES EXTERNAS

de los bienes, derechos y deudas
que se tienen, permite identificar
por unidad, producto, concepto y
fecha los aumentos y disminuciones en los inventarios, la existencia
al inicio y al final de cada ejercicio
conforme al artículo 28 del Código
Fiscal Federal. Funge cómo medio
de control de lasmercancías, materia prima, productos en proceso y ya
terminados. En él han de aparecer
los estados de posición financiera y
de resultados.
Los contribuyentes pueden emplear indistintamente los sistemas
de registro manual, mecanizado o
electrónico para cumplir con su obligación conforme al artículo 27 del
Reglamento del Código Fiscal Federal. Si se adopta el registro manual
o mecanizado,deberán llevarse cuando menos los libros Diario y Mayor;
si se opta por el registro electrónico,
se llevará como mínimo el segundo
citado.
Dado que el artículo 28 del Reglamento del Código Fiscal Federal
marca la obligación de que los libros
estén debidamente encuadernados,
empastados y foliados, las fojas que
se destinen a formar los libros Diario
y/ o Mayor podrán encuadernarse y
foliarseconsecutivamente dentro de
los tres meses siguientes al cierre del
ejercicio y han de incluir el nombre,
domicilio y RFC del contribuyente.
Por regla general, la documentación y la contabilidad deberán ser
conservadas en el domicilio fiscal
durante un plazo de cinco años
contados a partir de la fecha en
que se presentó o debió presentar
la declaración con ellas relacionada
(artículo 30...