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Los 5 pasos para preparar el presupuesto del proyecto
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Microsoft Office Project 2003
¿Cuánto va a costar este proyecto? ¿Tenemos suficiente presupuesto? ¿Cuánto hemos gastado en recursos materiales frente a la mano de obra? Para responder a estas preguntas con precisión, obtenga más información sobre cómo se manejan los datos de costo en Project. A continuación,estará listo para configurar el presupuesto del proyecto en cinco pasos sencillos.
Comprender los costos del proyecto
El trabajo de un proyecto se realiza mediante recursos de trabajo y a menudo requiere recursos materialesconcretos que deben presupuestarse como parte del proyecto. En Project, hay tres tipos de costo básicos:
Tasas de recursos El costo de un recurso de trabajo que se calcula tomandocomo referencia el tiempo que el recurso dedica a trabajar en el proyecto. Los costos de material basados en tasas y los costos de recursos materiales consumibles, como los materiales o suministros de construcción, a los que se han asignado tasas estándar.
Costos fijos Costo total que representa el precio de realizar una tarea o un proyecto, con independencia del número de recursos que seasignen, las horas que se trabajen y la cantidad de materiales que se utilice.
Costos por utilización La cantidad que cuesta un recurso cada vez que se utiliza.
Puede utilizar Project para crear estimaciones de costos y realizar el seguimiento de los costos reales  (e incluso comparar los costos reales con el costo previsto original. Por lo general, incluso para obtener las estimaciones de costosiniciales, es necesario especificar la información de costos y asignar recursos a las tareas del proyecto. Existen dos formas distintas de realizar el seguimiento de los costos:
Haga que Project calcule automáticamente los costos. Para ello, es necesario utilizar costos de recursos basados en tasas o costos por utilización, asignar recursos a las tareas y realizar el seguimiento del progreso de estastareas.
Utilice costos fijos. Para ello, es preciso especificar los costos fijos de cada tarea.
Es frecuente emplear una combinación de estas estrategias de seguimiento de costos en el proyecto. En la mayoría de los casos, son las tarifas de los recursos y el costo de los materiales lo que determina el costo del proyecto. Sin embargo, si un proveedor ofrece un costo fijo por realizar una tarea,será conveniente asignar un costo fijo a esa tarea.
Por último, puede realizar un seguimiento de los costos a varios niveles. Por ejemplo, si sólo le interesan las estimaciones aproximadas, puede especificar los costos en el nivel de las tareas de resumen. Si desea obtener una imagen más precisa, puede especificar los costos y realizar el seguimiento de los mismos en el nivel de lassubtareas.Todas las tareas de resumen seguirán mostrando los costos acumulados de las subtareas.
Utilice la tabla siguiente como ayuda para decidir cómo va a especificar los costes y cómo va a realizar el seguimiento de los mismos.
SI EL COSTO DE UNA TAREA SE BASA EN:
Y DESEA OBTENER COSTOS APROXIMADOS, REALICE ESTA OPERACIÓN:
O BIEN, SI DESEA OBTENER COSTOS DETALLADOS, REALICE ESTA OPERACIÓN:
Horastrabajadas o cantidad de material utilizado
1. Especifique las tarifas de todos los recursos de trabajo y recursos materiales.
2. Asigne recursos a las tareas.
3. Realice el seguimiento de las horas trabajadas o del porcentaje completado.
1. Especifique tarifas para todos los recursos o materiales.
2. Asigne recursos a las tareas.
3. Realice el seguimiento de las horas trabajadas.
Una tarifafija para una tarea
1. Especifique tarifas para las tareas.
2. Asigne recursos a las tareas sólo si está realizando un seguimiento de las necesidades que va más allá del seguimiento de costos.
1. Especifique tarifas para las tareas.
2. Asigne recursos a las tareas.
3. Realice el seguimiento de las horas trabajadas o del porcentaje completado.
Una tarifa fija por la utilización de un recurso...