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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para propósitos de este capítulo, se establecen las siguientes definiciones:

1. Almacén: Espacio físico destinado para el almacenaje de archivos en papel. Los almacenes son usados por cualquier institución o empresa que necesite almacenar, conservar y preservar su información impresa.

2. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinadas aplanear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

3. Archivo: Conjunto de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las empresas, organizaciones, instituciones, dependencias y entidades.

4. Bases de datos: Conjunto de registrosestructurados que permiten identificar los contenidos de un archivo.

5. Confidencialidad: Garantía de que el acceso a la información, será sólo para aquellas personas autorizadas para hacerlo.

6. Contenedor o Recopilador: Cualquier recipiente que contiene documentos.

7. Documento: Información y su medio de soporte.

8. Disponibilidad: Condición en la que los usuarios autorizados tienen acceso ala documentación o información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran.
9. Estantería (racks): Estructura destinada a alojar contenedores de documentos.

10. Peligro: Fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o daño a la salud, a la propiedad, al medio ambiente de trabajo o a la combinación de éstos.

11. Registro: Documento que presentaresultados obtenidos y que proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

LINEAMIENTOS GENERALES.

La organización debe establecer, documentar e implementar los siguientes aspectos, para la prestación de los servicios de custodia y almacenamiento de archivos:


Requisitos administrativos.

1. La organización debe ser legalmente identificable.

2. La organización debe contarcon documentación que describa sus servicios y el alcance de la actividad a desarrollar para la que es competente.

3. La organización debe contar con un seguro adecuado a sus responsabilidades contractuales, a menos que la responsabilidad sea cubierta por la organización a la cual pertenezca la información.

4. La organización debe cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables a suactividad.

5. La organización debe contar con un Manual de Procedimientos que describa las condiciones bajo las cuales opera.

Confidencialidad.

La organización debe tener disposiciones adecuadas, consistentes con las disposiciones del Código Civil, relativas a confidencialidad para salvaguardar la información obtenida en el transcurso de sus actividades, en todos los niveles de suorganización.


Organización y administración.

Para el desarrollo de sus actividades, la organización debe:

1. Tener personal permanente y suficiente con la capacitación y experiencia adecuadas, para llevar a cabo sus funciones normales de acuerdo con un análisis formal de la propia empresa y la oferta de servicios de ésta.

2. Contar con la infraestructura necesaria para ofrecer serviciodurante las 24 horas, los 7 días de la semana.

3. Definir y documentar la estructura organizacional (organigrama).

4. Contar con la descripción de cada uno de los puestos de trabajo que afecte la calidad de los servicios que ofrece. Esta descripción de puestos debe incluir las responsabilidades, los requisitos referentes a educación, capacitación y experiencia.

Instalaciones y equipo.

1.La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conservación y preservación de los archivos. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:

a) Instalaciones (edificios y espacios de trabajo).
b) Equipo diverso.
c) Equipo de Transporte.

2. En lo que se refiere a los puntos A) Instalaciones y B) Equipos, la organización debe:

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