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CAPITULO.I



I-ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL.

El sistema de registro y control de acciones de personal debe de estar constituido por un conjunto de normas, instrumentos formales, métodos especiales de ejecución de tareas, y procesos de anotación y tramitación, destinados a procurar en lo posible la correcta y oportuna ejecución de todos y cada uno de losactos que constituyen la dinámica de una buena administración de personal, y dirigidos al mantenimiento actualizados de constancias o memorias de esos actos, para facilitar las medidas necesarias.

El registro y control de las incidencias y el tiempo extra del personal, que permita a las dependencias contar con información que oriente a la toma de decisiones y cumplir con los requerimientos delas dependencias centralizadoras.
 
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

1.1- Los objetivos del sistema pueden resumirse como sigue:

a) Lograr que cada medida o acción de personal se cumpla con la mayor prontitud posible.

b) Asegurar un alto grado de uniformidaden la tramitación de asuntos relacionados con los cargos y funcionales, para cada área o tipo de acción, de modo que se facilite el uso de un lenguaje cierto y común en la materia.

c) Garantizar la mayor eficiencia posible en la ejecución de cada acción, en cuanto se eviten perjuicios personales e institucionales, y puedan lograrse costos razonables, seguridad y certeza en cada acto, asi comoahorro de tiempo, esfuerzo y recursos.

d) Asegurar que la entidad interesada pueda contar con registros, memorias constancias de datos actualizados en cada momento, referentes a todos los actos importantes de la administración de personal.

Los criterios generales, de tipos formal que ha de tenerse en cuenta para establecer y desarrollar un buen sistema de registro y control de accionesde personal deben ser por lo menos los siguientes:

a) Adopción de normas y esquema claros y precisos, que sirvan para la orientación general del sistema (reglamentación del sistema, elaboración de pautas procedimentales armónicas con dicha reglamentación, identificación de tipos de acciones, codificación de estas,…. Por ejemplo).

b) Clara descripción de un procedimiento que garanticela eficaz aplicación de aquellos esquemas. Ese procedimiento debe comprender tanto una precisa indicación de los pasos o tareas a cumplirse, como el señalamiento de los instrumentos auxiliares que han de facilitar la ejecución de aquellos pasos.

1.2- Pasos que puede contener un Procedimiento simplificado para el desarrollo de un sistema de Registro y Control de personal.

Elaboración de unesquema indicativo de los tipos de acciones que han de quedar centralizado en la Unidad de Registro y Control, así como los tipos de acciones que han de quedar a cargo de otras Unidad de la Oficina de Personal.

a) Identificación, clasificación por áreas y codificación de las diversas acciones de personal; tanto de las que hay de manejarse centralizadamente, como las que han de serdescentralizadas y puesta a carga de cada Unidad especializada de la Oficina de Personal.

b) Redacción y adopción de las pautas específicas concernientes a cada una de las áreas en que fueren clasificadas las acciones de personal, si ello es necesario; o de la pautas procesales aplicables a todas las acciones.

c) Diseño y adopción de los libros-registro, formularios, tarjeteros, gráficos y otrosmedios auxiliares, debidamente coordinados. Estos instrumentos pueden constituir un “Manual de Registro y Control de Acciones de Personal”, una vez que han sido debidamente revisados y completados.

d) Reproducción de dichos documentos de tiempo en tiempo, a fin de atender las necesidades ordinarias y especiales.

e) Distribución de los instrumentos elaborados, a las Unidades que han de...