Lic. Sistemas de Computación Administrativas

I D C

T O P L I N E

Superando los límites de las planillas de
cálculo: cómo utilizar la tecnología para
mejorar los libros y su negocio
Abril de 2010
Por Raymond Boggs, Vicepresidente de Small/Medium Business Research

Patrocinado por SAP

La lentitud en los datos financieros nos hace volar a ciegas
En la situación económica actual, para una empresa pequeña o mediana (PYME)sobrevivir implica
más que simplemente mantenerse a flote: se necesita la mejora constante de los procesos centrales
del negocio. No hay ningún proceso de negocio que sea más importante que la contabilidad básica,
que se encarga de controlar el flujo de dinero que ingresa por las ventas, el flujo que egresa por los
gastos, y la ganancia neta que queda. A medida que una PYME crece, existirán puntos deinflexión
en los que habrá que actualizar la tecnología para adaptarse a la complejidad y a las exigencias del
negocio.
Al principio, muchas empresas pequeñas se administran utilizando un sistema de archivo de cuentas
por cobrar y por pagar del tipo "caja de zapatos". Los recibos, las facturas y otros documentos se
pueden organizar por fecha; hasta allí es donde suele llegar cualquieranálisis u organización formal.
Las empresas que comienzan en el nivel más simple rápidamente pasan a una aplicación básica de
planilla de cálculo que facilita la computación y la categorización esencial, así como una evaluación
del flujo de caja.
Para administrar mejor una empresa en crecimiento, una PYME debe invertir en tecnología
centralizada de valor agregado, que pueda incorporar todas laspartes móviles de su operación
financiera para mostrar con exactitud la posición actual de la empresa y para ofrecer una perspectiva
de largo plazo.

Evaluando los peligros de “navegar por estima”
En el siglo XIX, cuando las nubes negras impedían que los marineros pudieran guiarse por las
estrellas para determinar su ubicación, éstos recurrían a la navegación por estima para calcular suubicación basándose en el tiempo, la velocidad y el trayecto recorrido desde su última posición. Esto
funcionaba siempre que no hubiera corrientes imprevistas u otros factores que complicaran la
situación.
Del mismo modo, si una PYME no comprende totalmente la situación de sus cuentas por cobrar
hasta fin de mes (o peor aún, hasta fin del trimestre), puede que no consiga tomar buenas
decisiones denegocio en el momento más adecuado. La empresa puede no reconocer un “cambio
en el mar” hasta que ya es demasiado tarde.
Cuando se navega con información financiera del mes anterior, una empresa puede terminar corta
de efectivo. La expansión del negocio y la inversión en nuevas iniciativas de marketing deben
realizarse en el momento más adecuado y deben estar basadas en la información másactualizada.
IDC 921

También es importante que una PYME cuente con un panorama claro del historial del cliente. El
ritmo actual de los negocios exige que las organizaciones sepan qué clientes están al día con los
pagos, cuáles están algo atrasados, y cuáles están demasiado atrasados (más de 90 días).
Un análisis del comportamiento de los compradores también puede revelar qué clientes son losmás
rentables, y puede que no siempre sean los más grandes (que son los que piden los mayores
descuentos aún cuando se atrasan siempre con los pagos). El mayor beneficio puede provenir de
clientes de bajo mantenimiento que promuevan la innovación al comprar siempre los últimos
productos y puedan servir como cuentas de referencia.
Si bien las planillas de cálculo simples pueden facilitar la vidade las PYMES, realmente no pueden
contener, integrar ni analizar toda la información necesaria para lograr el éxito en la actualidad. Sin
embargo, las planillas de cálculo son fáciles de aprender y de usar, y quizás hayan sido mejoradas,
personalizadas e institucionalizadas hasta el punto en que todos se sienten cómodos y familiarizados
con el nivel de información que éstas proporcionan....