licenciada

REUNIONES CON EL GERENTE DE LA EMPRES
Las reuniones en las empresas son unos de los “agujeros negros” de la Productividad personal y grupal. Es un tema complejo que requiere una elaboración mucho más allá de un simple artículo y que generalmente está muy condicionado por la particularidad de tu equipo, tu actividad o tu negocio.
Por ello he recogido algunos consejos o pistas que creo puedenfuncionar en cualquier entorno y que pueden aplicarse en casi cualquier empresa. Es posible que pienses que algunas de estas recomendaciones no están en tu mano, bien porque no eres tú quien convoca la reunión o simplemente porque quien “manda” es tu jefe.
Siempre podemos hacer algo y mejorar el entorno y las condiciones de la reunión: hablar con nuestros compañeros, hacerles ver las ventajas ylos beneficios de estas medidas, compartirlas también con nuestro jefe y ser entusiasta… y, desde luego, en lo que a nosotros respecta, aplicarnos estas y otras medidas para mejorar cada día en nuestras reuniones.

1 Objetivos claros antes empezar
No hay nada peor que recibir un email que diga “vamos a vernos a las 11:00 para tratar varios temas pendientes”. “¿Y este qué querrá ahora?”… Seguroque más de una vez hemos oído esa frase o incluso la hemos pronunciado nosotros mismos.
Ser claros y precisos con el propósito de la reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience. Si vamos a tratar un conflicto o un problema que nos hemos encontrado en nuestro proyecto o el lanzamiento de un nuevo producto, comuniquémoslo clara y abiertamente. Todos sabrán a qué atenerse, llevarán sumaterial preparado, habrán pensado en alguna idea y una vez comenzada la reunión evitarás tener que hacer una larga introducción que se podría haber evitado previamente.
Si no eres tú quien la convoca, intenta hacerle ver al responsable la importancia de saber qué asuntos vais a tratar. Todos estaréis mejor preparados y obtendréis mejores resultados, y él o ella serán los primeros beneficiados. Unavez más hay que actuar con iniciativa y ser proactivos.

2 Convoca con unos minutos de antelación
No hay nada más molesto que el interminable goteo de personas que van llegando a la sala de reuniones y que impide comenzar la reunión a la hora. “Es que estaba atendiendo una llamada”, “es que he ido a por un café para la reunión”. Sea como fuere, rara vez comienzan a su hora y es fácil escucharfrases como: “¿quién falta?, ¿estamos todos?”
Si respetas y te preocupa tu tiempo, se puntual y respetuoso con la hora de la reunión. Y si los asistentes se empeñan en perpetuar la impuntualidad, intenta convocar la reunión cinco o siete minutos antes o bien hazle ver al responsable las ventajas e inteligencia de convocar a la gente unos minutos antes.
Ser claros y precisos con el propósito dela reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience.
3 Declara los objetivos al comenzar
Si eres tú quien dirige la reunión, al comenzar puedes decir en voz alta los objetivos de la reunión pero ojo, hazlo de forma muy breve y directa. Si habéis cumplido el primer punto todos sabréis el propósito de la reunión pero es importante declararlo “en alto”. No des rodeos ni divagues. Marca uno,dos o tres puntos —objetivos— a cumplir empezando por la frase: “Al salir de esta sala tenemos que…”
Además, anima a los participantes a ser claros y precisos en sus intervenciones. Y si no eres tú quien conduce la reunión, aplícate la receta y trata de ser eficaz en tu participación. ¿Qué quieres contar? Dilo sin rodeos.
4 Reuniones cortas pero frecuentes
Hay departamentos o equipos quepasan semanas sin reunirse y cuando lo hacen mantienen reuniones maratonianas de varias horas. Naturalmente en todo ese tiempo el nivel de atención de los asistentes va decayendo de forma paulatina, en la misma medida que las posibilidades de éxito de la reunión. Una reunión larga causa desánimo incluso antes de empezar: “Buff, ahora a meternos en la sala durante tres horas. Yo paso, pienso...