Licenciada

m ailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

A rchivística. Manejo y
organización de archivos
(Manual del archivero)
Autor: juan valiente

1

m ailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

P resentación del curso
Curso de A rchivística p ara el m anejo y organización de archivos y documentos, a
nivel privado o público. El presente es un m anual de archivero, pensado para laoptimización de las labores de a dministración de archivos. Conservar, clasificar,
ordenar y proteger los a rchivos y documentos (archivística), es una tarea
importantísima para el buen funcionamiento de cualquier o rganización.
Hoy queremos aportar en la labor de la a dministración de archivos y documentos,
presentando un manual que nos permita re-encarar las tareas en el m anejo de
archivos,contemplando, s elección, descripción, clasificación, ordenamiento y
conservación de archivos y documentos, de manera que el s ervicio de
archivística s ea de calidad y aporte a la salud de la o rganización.

2

m ailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1 . Manejo de archivos y documentos. Introducción
MANUAL DEL ARCHIVERO
Introducción:
E ste manual está dirigido a todasaquellas personas (particularmente funcionarios y
servidores de la Municipalidad Provincial de Tambopata) que en el desarrollo de sus
actividades y responsabilidades están encargadas del manejo de los archivos de
nuestra Institución, como una herramienta útil para el mejor desempeño de su
labor. Juntos, conoceremos por qué y cómo se archivarán en adelante nuestros
documentos.
En la actualidad (aligual que en casi todas partes) se tiene una idea totalmente
distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos
dan la impresión de constituir un cúmulo de papeles desorganizados, donde los
documentos se van juntando (o, para ser precisos, “arrumando”) sin ningún criterio
y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para “desocupar” o
“hacerespacio” en la oficina.
Todo esto lo vamos a revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para
transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben
conservar, clasificando y ordenando de manera técnica y metódica. El Órgano de
Administración de Archivos (O.A.A.), se encargará de organizar previamente el
incremento documental en base a criterios únicos ylegales y cuya consulta se hará
en forma ágil cuando tengamos a la mano los inventarios con la descripción
correspondiente.
En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que el arte de
archivar es una labor apasionante, pero previamente requerimos de mucho
conocimiento y paciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar
el servicio de documentos a losadministrados y a nuestra propia Institución.
Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando
comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducirá en una mayor
eficiencia de la administración, en un mejor servicio al ciudadano y también en la
difusión de la información, conocimiento, cultura y la investigación histórica.
Finalmente, recordemos que ennuestros archivos reposa la memoria de la Nación,
por lo que somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada
el patrimonio cultural archivístico de nuestra Institución y por ende, del País. (JVM)

3

m ailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

2 . Documento. Concepto y tipos de documentos
1. DOCUMENTO
¿Qué es un documento?
U n documento es toda aquellainformación contenida y registrada sobre cualquier
soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto,
un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),
iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas,...