Licenciado

1. OBJETIVO:

Establecer lineamientos que permitan controlar en forma eficiente el proceso de emisión de facturas de las tiendas y el dinero producto de la cobranza de las mismas.

2. ALCANCE:

- Gerencia de Retail
- Encargados de Tienda
- Departamento de Sistemas
- Contabilidad
- Auditoria Interna

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Es responsabilidad de los Encargados de Tienda:
-Vigilar la correcta impresión o emisión de cada factura o ticket derivados de la venta así como su cobro respectivo.
- Asegurarse de que si por alguna causa justificada hubiera sido necesario expedir una Remisión para cerrar y cobrar una venta, está sea debidamente capturada en el sistema el mismo día de su elaboración.
- Validar el corte de caja efectuado por el cajero de la tienda.
-Verificar la elaboración de las fichas de depósito por efectivo cobrado y validar el formato de entrega al servicio de recolección de valores.
- Depositar diariamente el producto de la venta cobrada en efectivo y su ficha de depósito, en el cofre de seguridad establecido para tal efecto en la tienda.
- Entregar al personal de la compañía de servicio de recolección de valores las bolsas deseguridad conteniendo el efectivo y fichas de depósito, conforme a frecuencia autorizada.
- Reportar oportunamente a la Gerencia de Retail, contabilidad y auditoría cualquier desviación a lo establecido en este procedimiento.

3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Retail:

- Vigilar el estricto cumplimiento de lo estipulado en este procedimiento
- Determinar en coordinación con Auditoríalas medidas preventivas, correctivas, así como las sanciones para resarcir daños a la compañía derivados del incumplimiento de lo estipulado en este procedimiento

3.3 Es responsabilidad del área de Sistemas:

- Asesorar a los Encargados de Tienda, sobre problemas o dudas derivados por el funcionamiento del sistema durante el proceso de emisión de Facturas y/o Tickets y la aplicación de suspagos, o la generación de reportes.
- Corregir de forma inmediata cualquier situación anómala reportada por el Encargado de la tienda o el personal de la misma.
- Notificar, por escrito, a la Gerencia de Retail y Auditoría, la acción correctiva efectuada con relación al reporte de fallas o desviaciones del sistema reportados por el Encargado de Tienda.

3.4 Es responsabilidad deContabilidad:
- Recibir las Facturas/Tickets de las tiendas junto al el Reporte de TAVAC07/v.MP8.11 “Movimientos de Ventas Diarios – Analítico” y verificar que ambos coincidan con todas las evidencias de cobranza de las mismas, tales como depósitos en efectivo efectuados a la cuenta de banco y vouchers por pagos con tarjeta de crédito o debito.
- Realizar en forma correcta y oportuna el registrocontable de la facturación y cobranza derivados de venta de las tiendas.

3.4 Es responsabilidad de Auditoria Interna:
- Establecer periódicamente arqueos de folios de facturas, tickets, remisiones y cobranza, a fin de verificar el adecuado funcionamiento del sistema de facturación y asegurar que el dinero producto de la venta en las tiendas sea debidamente depositado a las cuentas de bancode la compañía y que su aplicación contable se haya realizado oportunamente.


4. DEFINICIONES

Factura/Ticket.- Documento que ampara la adquisición de artículos o mercancías y que debe contener:

a) Serie y Número consecutivo asignado por el sistema.
b) Fecha y Lugar de Expedición
c) Datos Fiscales de quien la expide
d) En su caso, datos fiscales del Cliente (Nombre o RazónSocial, Domicilio Completo, RFC)
e) Cantidad, Código, descripción y precio de los artículos adquiridos,
f) El valor total de las mercancías adquiridas
g) En su caso, el IVA debidamente desglosado
h) El importe total a pagar.

La diferencia entre una Factura y un Ticket radica en que en el Ticket no se especifican datos del comprador ni el desglose del IVA. Se utiliza para ventas al PUBLICO...