Licenciamiento

Objetivo.
Establecer un procedimiento para la revisión y análisis de las licencias de usuarios nombrados de los sistemas SAP con la finalidad asegurar que no existan desviaciones relacionadas con registros incorrectos, usuarios sin utilización, errores en altas bajas y cambios etc.

II. Alcance.
Desde la solicitud de información, preparación de la medición del sistema, medición del sistema,análisis de información y envío de los resultados.
III. Documentos de Apoyo.
Resumen del proceso: Medición de sistemas SAP
IV. Responsabilidades.
Es responsabilidad de la dirección de tecnologías de información asegurar el seguimiento del procedimiento.
Es responsabilidad de los gerentes tecnologías de información atender en tiempo y forma las observaciones derivadas de las revisionestrimestrales de licenciamiento SAP
Es responsabilidad de la gerencia de control interno revisar y tomar acciones originadas de las conclusiones del reporte de revisiones trimestrales.
V. Definiciones.
Usuario nombrado o denominado. Significa un empleado del cliente, sus afiliadas o cualquier empleado de terceros de negocio, que esté autorizado para accesar, ya sea directa o indirectamente el softwarelicenciado y cuyo nombre y contraseña hayan sido registrados en el sistema.
Licencia. Los derechos de uso que SAP cede al cliente en los términos y condiciones del contrato con SAP

SAP (R)
SAP es una marca registrada
Muchas veces, compañeros de trabajo o de otras empresas, me preguntan sobre cómo se licencia SAP, cuánto se paga, porqué no cambiamos a una solución OpenSource, cuántosdesarrollos se deben de hacer sobre la instalación base y un sinfín de preguntas al respecto.

Intentando mantener una filosofía KISS (Keep it Simple and Stupid), y según el modelo de licenciamiento que conozco, uno paga por un lado la compra inicial de licencias, y posteriormente, cada año paga un porcentaje sobre la compra, que podrá ser del 17% o del 22%.

Vamos a detallar algo más este párrafo:Cuando se compra el ERP SAP, se compra un paquete, un “kit”, con un conjunto de funcionalidades, y se comprará según el número de usuarios que va a tener el aplicativo (y según la tipología de los mismos). Lo más normal es que adquiramos lo estándar que podría ser (no me extenderé en el detalle completo de funcionalidades):
Finanzas (FI)
RRHH, con cálculo de nómina, desarrollo personal,formación…. (PY, PD, PS, …..)
Controlling y Planificación (CO, PA)
Logística, compras y almacenamiento (LO, MM)
Calidad (QM)
Mantenimiento (PM)
Producción (PP)
Ventas (SD)
……
Si compramos una versión del ERP más específica para nuestro sector (los famosos verticales), es posible que en algunos casos encontremos funcionalidades o módulos más allá de lo básico que he mencionado arriba. Por ejemplo(el caso que conozco), para sector sanitario encontramos IS-H (+ IS-H*MED), con un conjunto de funcionalidades específico para gestión de hospitales y pacientes.
Aparte de los “usuarios”, existe lo que se llaman motores. Así, tenemos el motor de cálculo de nómina, que según el número de trabajadores que se procesen en el cálculo de nómina, deberemos de adquirir tantos “paquetes de N trabajadores”como sean necesarios. Por ejemplo, tenemos 2000 trabajadores a los cuales les calculamos la nómina, pues podrían ser 4 paquetes de 500 trabajadores, así podremos ir aumentando según el crecimiento del negocio. También existen motores para por ejemplo, número de pacientes al año, etc….
Por último, al importe de la compra de licencias se le debe de incrementar un porcentaje por uso de la base dedatos correspondiente. Es decir, si nuestro SAP lo tenemos bajo una base de datos Oracle, pagaremos un porcentaje determinado, si es sobre DB2, otro, etc…. Recordad, SIEMPRE hay que sumarle este porcentaje a la compra que realicemos.
Con la cifra final que tengamos, se debe de calcular el mantenimiento anual que hay que pagar. En este mantenimiento tenemos dos versiones, el Standard (17% del...