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DIGITALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS

La digitalización documental es la última etapa del trabajo archivístico, es decir, previamente se debe realizar la organización, depuración, clasificación ydescripción de los expedientes. La razón de esto, es que si no está depurado el archivo se digitalizaran expedientes que no tienen razón de ser o de conservarse en un archivo gastando tiempo y dinero en esteproceso, y que no será de provecho, ya que en el momento que se decida realizar el trabajo de depuración se eliminaran expedientes que ya están digitalizados. De igual manera es necesario haberrealizado la clasificación y descripción del documento antes de la digitalización, ya que sin este trabajo no tiene sentido digitalizar, ya que lo que tendríamos únicamente en nuestra base de datos seriauna imagen sin información lógica que la acompañe y que permita acceder a ella desde la red o desde algún equipo de computo. La digitalización más que con un fin de conservación se recomienda parafines de pronta recuperación de información que faciliten los procesos administrativos de una dependencia o institución, sin el trabajo de descripción (nombre del expediente, asunto, palabras clave ofechas) esto no es posible, ya que no tenemos una referencia que nos vincule con el expediente. Se ha demostrado que la digitalización no es lo más recomendable para fines de conservación, ya que lasbases de datos se pueden llegar a perder o infectar con algún virus, esto sin mencionar que la información se tiene que emigrar constantemente a nuevos soportes; es por ello que para fines deconservación lo más recomendable es la microfilmación. Hoy en día países como Canadá y España entre otros llevan a cabo trabajos de microfilmación en sus archivos gubernamentales con el fin de protegerlos.
Encaso de que se decida llevar a cabo la digitalización en los archivos históricos es necesario que se haga una selección de los documentos que se pretenden digitalizar en base a una jerarquización...