liliana

Sistemas de Información Gerencial 
Administración de la Empresa Digital 
Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon – X Edición 
6.1 ORGANIZACIÓN DE DATOS EN UN ENTORNO TRADICIONAL DE ARCHIVO  
Un sistema efectivo de información da a los usuarios información exacta, oportuna y relevante. La información 
exacta está libre  de errores.  La información  es  oportuna  cuando  está  disponible  en el momento  que la  requieren los 
encargados de la toma de decisiones. La información es relevante cuando es útil y adecuada para los tipos de trabajo y 
decisiones que la necesitan. 
Se  sorprendería  de  saber  que  muchas  empresas  no  cuentan  con  información  oportuna,  exacta  o  relevante porque los datos de sus sistemas de información están mal organizados y con un mantenimiento deficiente. A esto se 
debe  que  la  administración  de  datos  sea  tan  importante.  Para  entender  el  problema  veamos  la  manera  en  que  los 
sistemas de información organizan los datos en archivos de computadora y los métodos tradicionales de administración 
de archivos. 

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Un sistema de cómputo organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza a campos, 
registros, archivos y bases de datos (vea la figura 6‐1). Un bit representa la unidad más pequeña de datos que puede 
manejar una computadora. Un grupo de bits, llamado un byte, representa un carácter, el cual puede ser una letra, un 
número  u  otro  símbolo.  Una  agrupación  de  caracteres  en  una  palabra,  un  grupo  de  palabras  o  un  número  completo (como el nombre o la edad de una persona) se llama campo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre de un 
estudiante, el curso que toma, la fecha y el grado, conforma un registro; un grupo de registros del mismo tipo se llama 
archivo. 
Por ejemplo, los registros de la figura 6‐1 podrían constituir el archivo de un curso de un estudiante. Un grupo de 
archivos  relacionados  forma  una  base  de  datos.  El  archivo  de  curso  del estudiante  que  se  ilustra  en  la  figura  6‐1  se 
podría agrupar con archivos sobre los antecedentes personales y financieros de los estudiantes para crear una base de 
datos de estudiantes. 
Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el cual se almacena y 
conserva  información.  Cada  característica  o  cualidad  que  describe  a  una entidad  en  particular  se  llama  atributo.  Por 
ejemplo, ID_Estudiante, Curso, Fecha y Grado  son atributos de la entidad CURSO. Los valores específicos que  pueden 
tener estos atributos se encuentran en los campos del registro que describen la entidad CURSO. 


 

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  Un sistema de cómputo organiza los datos en una jerarquía que empieza con el bit, el cual representa ya sea un 0 o un 1. 
Los bits se pueden agrupar para formar un byte para representar un carácter, número o símbolo. Los bytes se pueden 
agrupar  para  formar  un  campo  y  los  campos  relacionados  se  pueden  agrupar  para  formar  un  registro.  Los  registros 
relacionados se pueden conjuntar para formar un archivo y los archivos relacionados se pueden organizar en una base de 
datos. 


 

Página 2  PROBLEMAS CON EL ENTORNO TRADICIONAL DE ARCHIVOS 
En  la mayoría de las organizaciones, los  archivos de datos y los sistemas marcaban una tendencia a crecer de 
manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la empresa. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos y ventas y marketing, desarrollaban sus propios sistemas y archivos de datos. La figura 6‐2 ilustra el enfoque 
tradicional del procesamiento de la información. 
Desde luego, para operar, cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa de cómputo. Por 
ejemplo,  el  departamento  de  recursos  humanos  podía  contar  con  un  archivo  maestro  de  personal,  un  archivo  de 
nómina,  un  archivo  de  seguros ...