Limites de control

Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial.
Extensión Valencia – Ampliación San Joaquín.






Autores:
Velásquez Leonela C.I.: 20.952.639
Castillo Yusmaira C.I.: 20.031.209


Valencia, Enero 2011
Limites de Control
Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organización se debenseguir los siguientes requisitos:
1. Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño. Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de losque son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas técnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estándar y diversas razones financieras, son de aplicación general en varias situaciones.
No obstante, ninguna de las técnicas más usadas es completamente aplicable a una situación dada. De igual manera los controles debenreflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecución de los planes y de cualquier desviación respecto de ellos. Así, mientras más cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de la organización en el que recae laresponsabilidad sobre las acciones, permitirán mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.
2. Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual: Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función decontrol, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la información que necesita en forma tal que la comprenda y utilice.
3. Certeza de que los Controles Señalan Excepciones en Puntos Críticos: Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de lasnecesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepción y detectar las áreas que demandan su atención.
4. Búsqueda de Objetividad en los Controles: La administración poseenecesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que la determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeño y restarle precisión a estos, pero a los individuos les resulta difícil eludir el control dedesempeño , particularmente si las normas y medidas se mantienen al día mediante revisiones periódicas. Este requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.
5. Garantía de Flexibilidad de los Controles: Los controles debe seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundosfracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.
6. Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional: Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde las personas gozan de considerable libertad y...