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Registros contables como medio de prueba
El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante. Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas quese dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles. Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.
La Contabilidad, además de llevar el registro deoperaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma. El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, comopor ejemplo contra la administración de impuestos. El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla lalegislación tributaria ecuatoriana.
La contabilidad es un medio de organización de la empresa que permite medir sus resultados económicos, al reflejar toda la información necesaria para tomar las decisiones adecuadas para la gestión del negocio. Cumple una doble función: interna, permitir a la empresa adoptar las medidas oportunas para su recta dirección, y externa, permitir a los acreedores yAdministraciones públicas conocer el estado de la empresa. En virtud de esta última función las empresas están obligadas a elaborar una determinada documentación contable sujeta a normas jurídicas imperativas y es precisamente esa normativa la que nos proporciona los elementos necesarios para conocer el valor de dichos documentos como elemento de control judicial a efectos de la acreditación de lacrisis o de la mejora alegada por la empresa como fundamento de la extinción de la relación laboral de alguno de sus trabajadores. Es por ello oportuno dedicar unas palabras a los libros que integran esa contabilidad, la forma en que han de cumplimentarse y su valor probatorio.
Existe un deber de contabilidad para toda empresa, sea persona física o jurídica; más concretamente, un deber decontabilidad adecuada a la actividad de la empresa, midiéndose esa adecuación por dos elementos: por una parte, la dimensión de la empresa, a cuyos efectos se diferencian las obligaciones contables de las pequeñas, de las medianas empresas y de las microempresas y las del resto de empresas; por otra, el género de actividad al que se dedican, por lo que, si una empresa realiza diferentes actividades odispone de varios establecimientos, la contabilidad debe llevarse a cabo de forma que se identifiquen las operaciones propias de cada una de esas actividades o establecimientos, para su posterior integración en el inventario y balance global. Ese deber de contabilidad se instrumenta a través de la redacción de unos libros que posteriormente han de ser objeto de fiscalización, aprobación y legalizaciónregistral.
La contabilidad llevada en debida forma, según los mandamientos del código de comercio, el decreto 2649 y algunas normas tributarias, constituye prueba válida contra terceros como es el caso de la Administración de impuestos.
El código de comercio, en su artículo 68 contempla:
Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los...