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Análisis del sistema


Puesto que la mayoría de los nuevos sistemas de negocios en alguna medida se apoyan en los procedimientos existentes, un primer paso para los analistas suele ser la recolección de información de las operaciones actuales. Esto es, debemos conocer primero cómo se están haciendo las cosas para después intentar modificarlas.

El análisis de sistemas es el conocimientode situaciones y no la solución de los problemas. Los buenos analistas, por lo tanto, hacen hincapié en la investigación y las preguntas para aprender cómo opera un sistema actualmente y para identificar los requerimientos que los usuarios tienen para uno nuevo o modificado. Sólo después de que los analistas han entendido por completo el sistema, son capaces de analizarlo y conjuntar lasrecomendaciones para el diseño del sistema.



Determinación de los requerimientos del sistema


En esta unidad se estudia cómo iniciar un estudio de sistemas detallado y qué métodos utilizar.

¿Qué es determinación de los requerimientos?

La determinación de los requerimientos es el estudio del sistema actual del negocio a fin de encontrar como trabaja y donde debe mejorarse. Los estudios desistemas son el resultado de una evaluación para conocer como funcionan los métodos actuales y si son necesarios o posibles algunos ajustes.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema y puede consistir en una forma de captar o procesar datos, producir información, controlar una actividad de negocio o dar apoyo a la gerencia.

Dado que los analistas desistemas no trabajan como gerentes o empleados en los departamentos para usuarios (como mercadotecnia, compras, producción o contabilidad), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y usuarios de esas áreas; por lo tanto, un paso inicial en la investigación es entender la situación. Existen ciertos tipos de requerimientos tan fundamentales que son comunes a todas lassituaciones. También existen clases especiales de requerimientos dependiendo de sí el sistema esta orientado hacia transacciones, toma de decisiones o si el sistema afecta en forma directiva a varios departamentos.



Requerimientos básicos


El analista estructura su investigación y busca respuestas a las siguientes cuatro preguntas principales:

¿Cuál es el proceso básico?
¿Qué datos seutilizan o se producen durante este proceso?
¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo?
¿Qué controles de rendimiento se utilizan?
Entender el proceso

Se empezará con lo básico. Se harán preguntas que proporcionarán, cuando se contesten, un antecedente de los datos fundamentales y de las descripciones del sistema.

¿Cuál es el propósito de esta actividad?
¿Cuálesson los pasos que se realizan?
¿Quién los ejecuta?
¿Cuánto tiempo consume?
¿Con qué frecuencia se realizan?
¿Quién utiliza la información resultante?

Supóngase que se investiga un sistema de reorden de inventarios, tema sobre el cual se conoce muy poco. ¿Dónde se comenzaría? A continuación se listan respuestas breves a las preguntas básicas del sistema. Estos son los tipos de respuestasque se deberían buscar para cualquier sistema que se estudie.

¿Cuál es el objetivo del reorden de inventario?
Asegurar que cantidades adecuadas de existencia y materiales estén disponibles para su uso en el almacén, sin tener que manejar una cantidad muy excesiva y por lo tanto costosa.

¿Cuáles son los pasos que se realizan?
Se verifica la existencia disponible. Se determinan losrequerimientos futuros y al momento ideal para colocar los pedios, así como las cantidades por ordenar. Se coloca el pedido

¿Dónde se lleva a cabo?
El departamento de compras al utilizar la información proporcionada por producción, ventas y por medio del grupo de inventario, asi como por sus registros, maneja la proyección de pedidos y tiempo de entrega

¿Quién desempeña estas tareas?
Los...