Lineamientos Del Comité Dictaminador
DE DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE METEPEC.
Artículo 1.- El presente ordenamiento tiene por objeto reglamentar las disposiciones relativas a los criterios y procedimientos para la depuración de los documentos que integran los archivos en trámite y de concentración de las diferentes unidades administrativas de laAdministración Pública Municipal de Metepec, con el propósito de propiciar la adecuada administración del patrimonio documental metepequense.
Artículo 2.- Para efectos de estos lineamientos se entenderá por:
a) Archivo en trámite: Al conjunto de expedientes de asuntos en gestión y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho de los asuntosencargados a una unidad o dependencia administrativa.
b) Archivo de Concentración: Al grupo de expedientes de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica, los cuales han sido transferidos por un archivo de gestión para su conservación precaucional mientras vence su vida administrativa.
c) Archivo Histórico: Al total de expedientes que han concluido su vida administrativa y que han sidoclasificados por el valor de su información, para su conservación permanente.
d) Calendario de caducidades: A la lista de expedientes o de tipos documentales en la cual se indica el período semiactivo de éstos; es decir, el tiempo que han de ser conservados en el archivo de concentración.
e) Selección documental: A la técnica que se realiza a los archivos en trámite y que permiteidentificar, separar y prescindir de los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, antes de realizar su transferencia a un archivo de concentración.
f) Secretaría: A la Secretaría del H. Ayuntamiento de Metepec.
g) Comité: Al Comité Dictaminador de Depuración de Documentos de la Administración Pública Municipal de Metepec
Artículo 3.- Los presentes lineamientos establece lametodología bajo la cual se llevarán a cabo los procesos de selección documental, de los archivos de las diferentes Unidades y dependencia administrativas que integran la Administración Pública Municipal.
Artículo 4.- Las disposiciones establecidas en estos lineamientos son de observancia obligatoria para todas y cada una de las unidades y dependencias administrativas, en lo concerniente a laselección documental y depuración de los acervos documentales.
Artículo 5.- Los archivos en trámite y de concentración deben conservarse a menos que, por escrito lo determine el Comité Dictaminador de Depuración de Documentos, quien será el único facultado para tal efecto, en términos de los presentes lineamientos.
Artículo 6.- Se crea el Comité Dictaminador de Depuración de Documentos que seintegrará con representantes de las Unidades Administrativas de acuerdo a lo establecido en los presentes lineamientos.
Artículo 7.- El Comité Dictaminador de Depuración de Documentos se integrará por:
I. El Secretario del H. Ayuntamiento, quien fungirá como presidente;
II. Un secretario ejecutivo que será designado por el presidente;
III. El titular de la Dirección deAdministración, con funciones de vocal;
IV. El titular de la Dirección de Innovación Gubernamental, con funciones de vocal;
V. El titular de la Tesorería, con funciones de vocal;
VI. Un representante de la unidad administrativa de la Administración Pública Municipal de Metepec, solicitante de la depuración de documentos oficiales; con funciones de vocal
VII. El titular de la ContraloríaMunicipal, con funciones de vocal.
Los integrantes del Comité tendrán derecho a voz y voto a excepción del indicado en las fracciones II y VII quienes sólo participarán con voz.
A las sesiones del Comité podrá invitarse a servidores públicos cuya intervención se considere necesaria por el Secretario Ejecutivo, para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos...
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