LINEAMIENTOS PARA INTEGRAR UN EXPEDIENTE

Integración de expedientes de personal
La estructura actual de la Universidad de Guadalajara así como los procesos administrativos en los que se encuentran inmersos los recursos humanos, propician la creación de diversos expedientes, cada uno de los cuales con objetivos y fines específicos en su constitución, y que en términos generales tienden a acreditar hechos y circunstancias que den valideza actuaciones en materia de personal.
Para efectos del presente documento, se establecen dos tipos de expedientes de personal.
 Expediente laboral “Institucional” bajo resguardo de la Coordinación de Administración de Expedientes de Personal, dependiente de la Coordinación General de Recursos Humanos.
 Expedientes de personal creado(s) en la(s) dependencia(s) de adscripción del trabajador.Documentos que integrarán el expediente laboral del personal:

Se ofrece un resumen en forma de listado, de los tipos documentales del expediente de personal, características y conservación de los mismos. Se precisa que dependiendo de los movimientos o trámites que modifiquen la condición laboral del trabajador, podrán o no existir en los expedientes ciertos documentos.
EL EXPEDIENTE ÚNICO DEPERSONAL (EUP) en el cual se reúnen los documentos básicos sobre antecedentes personales y laborales de los trabajadores de la Universidad de Guadalajara, el cual es controlado y resguardado en la Coordinación General de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Administración de Expedientes del Personal.

Su integración:
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Documento original Copia certificadaCopia simple Conservación
Ficha única de identificación personal con firma (*) X Última Actualización
Acta de nacimiento y en su caso, oficio de extemporaneidad emitido por el Registro Civil (*) X Permanente
Identificación oficial (credencial de elector o pasaporte vigente) (*) X Permanente
Para extranjeros: Carta de naturalización o forma migratoria FM3 (permiso para trabajar en el país)y pasaporte. (*) X Última Actualización
Clave Única de Registro de Población (CURP) (*) X Permanente
Comprobante oficial del último grado de estudios (certificado, cédula y título profesional ó grado académico). (*) X Última Actualización
Escrito de consentimiento de los padres o tutores (para mayores de 14 y menores de 16 años) X Permanente
Dictamen de categoría académica XPermanente
Nombramiento, contrato individual de trabajo, designación o contrato. (*) X Permanente
Oficio de autorización de licencia por cualquier tipo X Permanente
Oficio de reanudación de labores X Permanente
Oficios de: Permutas, cambios de adscripción y traslados X Permanente
Oficios de comisión X Permanente
Oficio de autorización de Promociones o reclasificaciones X PermanenteOficio de autorización de descargas horarias X Permanente
Oficios de autorización de pago por periodos laborados X Permanente
Notificaciones de sanciones laborales: amonestación, suspensión y rescisión laboral X Permanente
Dictámenes de comisiones mixtas X Permanente
Constancias de antigüedad laboral X Última Actualización
Documentos aportados para acreditar reconocimiento deantigüedad laboral X Permanente
Convenios y finiquitos laborales (ratificado ante la Junta de Conciliación y resolución) X Permanente
Oficio de Bajas (por cualquier causa de las contenidas en la Ley) X Permanente
Escrito de renuncia X Permanente
Acta de defunción X Permanente
Dictamen de pensión o jubilación X Permanente
(*) Documentos obligatorios

1. La certificación de losdocumentos podrá llevarse a cabo por parte del Fedatario público o en su caso por parte de la autoridad que funja como secretario administrativo para el caso de Centros Universitarios o como Secretario para el caso de escuelas o dependencias de la Administración General.
2. Los documentos antes descritos, invariablemente serán remitidos por: la Coordinaciones de Ingreso, Promoción y Seguimiento...