Lineamientos Para Reuniones Efectivas

GUIA PARA LLEVAR A CABO REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS


1. Introducción

Toda empresa organizada por pequeña que sea, debe tener una estructura de comunicación sólida, la cual incluyediferentes tipos de reuniones a diferentes niveles y con diferentes propósitos.

Al ser las reuniones una de las actividades que más consumen tiempo y energía, se debe tener especial cuidado en su control.Para que una reunión sea efectiva, dinámica y productiva, requiere que se cumplan ciertos parámetros, que aseguren la obtención del beneficio buscado.

2. Lineamientos Generales

Para lograrefectividad en las reuniones, siga los siguientes lineamientos cuando planee o asista a una reunión de trabajo:

Determine la Necesidad de la reunión

Verifique si el objetivo de la reunión justificallevar adelante la reunión, o si se puede sustituir mediante el uso de un medio alternativo como una conferencia telefónica, correo electrónico, o consolidarla con una reunión futura.

Antes dela reunión

Determine el propósito específico de la reunión: Solución de problemas, Toma de decisiones, Intercambio de información, Coordinación de proyectos o actividades, etc.

Defina una agendade trabajo clara en su contenido para facilitar el control de la reunión.

Identifique y notifique a todos los asistentes NECESARIOS (medio recomendado el Calendario del Outlook). Resístase a latentación de invitar a todo el mundo, ya que la efectividad de la reunión es inversamente proporcional al número de personas asistentes.

Defina las personas que desempeñarán los roles de conducciónde la reunión: El que Convoca, Moderador, y Documentador.

Aplique los principios estratégicos de manejo de tiempos:
• Fije la fecha y hora cuando las personas claves y la información esténdisponibles.
• Establezca una hora de inicio y una hora de finalización.
• Asigne espacios de tiempo a cada tema a ser tratado.

Mediante el uso de una comunicación formal (como el Calendario del...