Lista de chequeo para compras

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LISTA DE CHEQUEO PARA
UN PROCESO DE COMPRAS

Esta lista de chequeo está dirigida a Gerentes, Contralores,
Directores de Control Interno, Directores de Cartera, Auditores y
Revisores Fiscales entre otros y su objetivo es proveer de un
punto de partida para la implementación de buenas prácticas en
un proceso de compras.
Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones,simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el
mejoramiento de las prácticas en un proceso de compras.
A la vez sirva de documento originario para la elaboración de
los manuales de procedimientos de los procesos de
compras, que deberá elaborar la Gerencia de Control de Riesgos

1-8

Generales

SI

Existen y están implementados los manuales de
procedimientos dentro delproceso
Se han identificado los riesgos del proceso y han
implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles es monitoreado de
forma permanente
Se han definido políticas de compras qu e permitan mitigar
riesgos del proceso, tales como:
- Personal autorizado para ordenar una compra
- Limites de compra
- Políticas para la selección de proveedores,
evaluación de losproveedores, formas de pago,
plazos, etc.
- se monitorea su cumplimiento
Por lo menos una vez al año se elabora un presupuesto
de compras y mensualmente se le hace seguimiento a su
cumplimiento, se analizan las variaciones y se toman
acciones.
Se cuenta con planes de contingencia ante posibles fallas
en el proceso de compras, ejemplo: incumplimiento de los
proveedores, pérdida de datos,enfermedad de alguno de
los funcionarios clave, caídas del internet, desastres,
atentados terroristas, inundaciones, etc.
Se realizan capacitaciones al personal que participa en el
proceso de acuerdo con las necesidades de
entrenamiento.
Se realizan evaluaciones a los empleados que participan
dentro del proceso
El reconocimiento salarial está amarrado con el resultado
de la evaluación dedesempeño (Ej. Cumplimiento de
presupuesto)
Se han implementado mediciones dentro del proceso en
las que se especifica qué, cómo, cuando, donde y para
qué medir y contra que comparar.
Se consideran las sugerencias de los empleados para el
mejoramiento del proceso

2-8

NO

N/A

Selección de proveedores

SI

Se realiza una planeación de las compras de acuerdo con
lasnecesidades de producción y/o venta
Se definen los requisitos de los productos o servicios que
se van a comprar
Se cuenta con un proceso de selección de proveedores en
donde se tienen en cuenta:
1) Que los productos del proveedor cumple con los
requisitos de compra especificados.
2) Capacidad demostrada del proveedor para realizar los
suministros en el tiempo acordado y con la calidad
requerida3) Precios favorables para la compañía
Los métodos para establecer la capacidad pueden incluir
las siguientes características:
1) Evaluar los sistemas de calidad del proveedor
2) Evaluar muestras de los productos
3) Experiencia anterior con productos similares
4) Referencia escrita de otros usuarios
Para la selección de un proveedor por lo menos se
investigan tres y se selecciona el quemás beneficios
traiga a la compañía (calidad, precio, condiciones, etc.)
Con el proveedor seleccionado por lo menos se definen:
plazos, especificaciones del producto, el precio de compra
y las condiciones para devoluciones y descuentos
Se establecen canales de comunicación que permitan
transmitir de forma oportuna las inconformidades en la
compra (material defectuoso, entrega inoportuna,etc.)
Periódicamente se realiza una evaluación del proveedor
en donde se evalúa por lo menos, calidad del producto,
puntualidad en la entrega, atención a los requerimientos,
etc.

3-8

NO

N/A

Segregación adecuada de funciones
El proceso cuenta con una adecuada segregación de
funciones. Es decir que el proceso asegura que un
individuo no puede llevar a cabo todas las fases de una...