Listas de verificacion

La necesidad de las listas de verificación:

Al ver las normas actuales de auditoría, la norma ISO 19011 hace referencia a la “Preparación de documentos de trabajo” en la cláusula 6.4.3. Lo siguiente es un extracto de esta cláusula:
“Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios comoreferencia y registro el desarrollo de la auditoría.
Tales documentos de trabajo pueden incluir:

Listas de verificación y planes de muestreo de auditoría, y formatos para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de auditoría, quepueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoria.
El uso de la lista de verificación para auditoría:

Aunque no siempre es requerida en las normas de sistemas de gestión, las listas de verificación para auditoría son solo una herramienta disponible de la “caja de herramientas” del auditor.
Muchas organizaciones las usarán para asegurar que la auditoría almenos cubrirá los requisitos como se definan en el alcance de la auditoría.

Ventajas:

La literatura disponible en el mercado resalta lo siguiente con respecto al uso de listas de verificación para auditoría:

1. Las listas de verificación si se desarrollan para una auditoría específica y se usa correctamente:

a. Promueve la planificación de la
auditoría.
b. Asegura un enfoque consistentede
auditoría.
c. Actúa como plan de muestreo y
controlador de tiempo.
d. Sirve como ayuda a la memoria.
e. Proporciona un archivo para las notas
recolectadas durante el proceso de
auditoría (notas del campo de auditoría)

2. Las listas de verificación para auditoría necesitan ser desarrolladas para proporcionar asistencia al proceso de auditoría.

3. Los auditores necesitan serentrenados en el uso de las listas de verificación particulares y enseñarles cómo usarlas para obtener el máximo de información utilizando buenas
técnicas de cuestionamiento.

4. Las listas de verificación deben asistir a un auditor a desempeñarse mejor durante el proceso de auditoría.

5. Las listas de verificación ayudan a asegurar que la auditoría se realice de manera sistemática y comprehensivay se obtenga evidencia adecuada.
6. Las listas de verificación pueden proporcionar la estructura y continuidad que asegure que el alcance de la auditoría se ha seguido.

7. Las listas de verificación pueden proporcionar un medio de comunicación y un lugar para registrar datos para usar como futura referencia.

8. Una lista de verificación completa proporciona evidencia objetiva de que laauditoría se desarrolló.

9. Una lista de verificación puede proporcionar un registro de que el SGC fue examinado.

10. Las listas de verificación pueden ser utilizadas como información base para planificar futuras auditorías.

11. Las listas de verificación pueden proporcionarse al auditado antes de la auditoría en sitio.
Desventajas En contraste, cuando las listas de verificación paraauditoría no están disponibles o están pobremente preparadas surgen los siguientes aspectos de preocupación:

1. La lista de verificación puede ser vista como arma de intimidación por el auditado.
2. El enfoque de la lista de verificación puede ser muy estrecho en alcance para identificar las áreas específicas con problemas.
3. Las listas de verificación son una herramienta de ayuda para elauditor, pero puede ser restrictiva si se utiliza como el único mecanismo de soporte del auditor.
4. Las listas de verificación no deben ser un sustituto del plan de auditoría.
5. Una lista de verificación utilizada por un auditor inexperto pudiera no ser capaz de comunicar claramente que es lo que el auditor está buscando.
6. Las listas de verificación pobremente preparadas pueden hacer lenta la...