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Organización del archivo en una empresa
Autor: Miguel Angel Fernández García

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Presentación del curso
La organización del archivo en una empresa es un elemento fundamental. Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarloverdaderamente y dedicarle el tiempo necesario. Con este curso de empresa aprenderás los distintos sistemas de clasificación de archivos, la mecánica del archivo, cómo se controlan y se transfieren los archivos y qué equipos y sistemas de conservación de documentos existen.

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1. Organización del archivo en una empresa. Introducción
Para unabuena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario. El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran. La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia. Archivar no va a sermañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil. Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.

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2. La importancia delarchivo en una empresa moderna
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todopapel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”. Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedoa tirar. Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas: 1 . ¿Requiere esto alguna acción por mi parte? 2 . ¿Puedo encontrarlo en otro sitio? 3 . ¿La información es suficientemente reciente para ser útil? 4 . ¿Para que puedo utilizar esta información? 5 . ¿Existen implicaciones legales o financieras? 6 . ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información? 7 . ¿Necesitaalguien esta información? Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son: Ser el centro de la información y de la documentación. Proporcionar los mejores servicios al menor coste. Ser un instrumentoque ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. Asegurar la conservación de los documentos. Los fundamentos metodológicos de un archivo son: Lógica. Como me piden los documentos. Como necesitamos la información. Rigor. Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son: Inequívocos.

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Explícitos. Objetivos.

La organizaciónbásica de un archivo es la siguiente: Existencia de unas normas de archivo o manual. Existencia de un índice. Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente: 1 . Introducción general. 2 . Relación de tipos de documentos más corrientes. 3 . Proceso de llegada del documento al archivo. 4 . Normas y sistemas de clasificación. 5 . Tipos y niveles de...