Log Stica En La Organizaci N De Eventos

Logística en la organización de eventos
La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.

Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido.
El objetivo dela logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos.
 
La persona a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendráresponsabilidadesoperacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar.
 
Logística & Organización 
 
En la planificación y logística de eventos hay 6 etapas clave a tener en cuenta siempre. 
 
1 Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento. 
 
2 Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo  humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la comunicación de asistentes e invitados, yespecialmente en el  manejo de las acreditaciones.
 
3 Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse. 

4 Desmontaje del equipo, para retiro de materialesy elementos ya utilizados, luego de realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.

5 Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El balance contable reflejará el resultado económico, y secotejará con los resultados esperados. 

6 Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es relevante, por lo que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base a futuros eventos a desarrollar,y se presentará a los  patrocinadores para respaldar de manera documental  los resultados obtenidos.
 


Logística & Coordinación
 
El coordinador de un evento es quien funge como enlace entre los miembros organizadores,  proveedores, patrocinadores y asistentes.

La dinámica de su trabajo se incrementará conforme se acerque la fecha del evento. A través de él, se sincroniza el trabajo de cadaintegrante del grupo organizador, dirigiendo la gestión. De su desempeño y modalidad de trabajo, dependerá gran parte del éxito final.
 
En la coordinación de un evento hay 6 áreas básicas a supervisar y administrar :

Programación 
Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores. 
Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma general de trabajo. 
Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular.
Confeccionar un presupuesto en base  a los gastos previstos y costos de operación durante  todo el...