logistica en eventos

LOGISTICA DE EVENTOS
Por: luis Daniel Vargas M.
La realización de un evento exitoso es la suma de una correcta planeación y ejecución, etapas en las que la logística desempeña un papel protagónico y a las que se les debe prestar especial atención y tiempo para garantizar una experiencia única e inolvidable. La logística permea aun gran número de industrias, por no decir que a todas, y larealización de eventos no sólo no es una excepción, además, ésta hace uso de la logística como una de sus principales herramientas para garantizar el éxito y consecución de objetivos. Al hablar de eventos se pueden agrupar varios sucesos, que van desde una simple reunión familiar, hasta un multitudinario concierto, pasando por cocteles, ferias, asambleas, conversatorios, congresos, entre otros; todoscon componentes en común que requieren una correcta planeación y posterior ejecución.
Los elementos propios de la logística desempeñan un papel vital a la hora de llevar a cabo u n evento que cumpla con las expectativas de los participantes y organizadores, ya que, como señala Juan Felipe Avendaño Santos, director comercial de We Can Do it!, empresa dedicada a la producción de eventos: “Lalogística es la matriz y la base de cualquier acontecimiento. Ésta cuenta desde el momento de hacer la preproducción hasta la ejecución y finalización. De ella dependen el costo, el beneficio que se va a obtener y la calidad”. Por su parte, Silvio Zuluaga, gerente general, y Claudia Cintura, directora logística de Party Time, piensan que el papel de la organización logística es primordial a la hora derealizar un evento, y aunque la especialidad de su empresa es el montaje de equipos de iluminación y video, así como de la producción de contenidos HD, la logística es fundamental en cada uno de los procesos que intervienen para cubrir las expectativas del cliente.
Una vez concertada la negociación de cada evento, la planeación y seguimiento de cada uno de los procesos y detalles deben estar encabeza de un jefe o director logístico que, junto con un personal de montaje capacitado, y después del chequeo de cada uno de los equipos del evento, garantizarán los resultados esperados.
Algunos consejos
Para Juan Felipe Avendaño, cada evento es una experiencia única, y eso es justamente lo que se debe buscar al planearlo y ejecutarlo. Todo debe ser pensado en función de producir satisfacción enlos asistentes. Expertos en realizar eventos como Silvio Zuluaga y Claudia Cintura coinciden en que las siguientes son algunas de las recomendaciones más importantes para tener en cuenta al realizar actividades exitosas:
1. Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qué público va dirigido, qué efectos se quiere producir en los asistentes, y para lograrlo, qué lugar sedebe buscar y qué clase de montaje se necesita, según el concepto desarrollado.
2. La convocatoria, la invitación, el desarrollo y la culminación del evento deben tener un hilo conductor claro e impactante. Además, debe existir una coordinación logística impecable.
3. Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento. Esos costos son muy variables; por tanto, se debeprever que cualquier cabo suelto puede incrementar su valor monetario.
4. Una excelente preproducción. Todo, en la medida de lo posible, debe ser calculado y tenido en cuenta para no sufrir sobresaltos que empañen el desarrollo del acontecimiento.
5. Planear y ejecutar un retroplaning coherente con los tiempos requeridos para cada proceso, responsables y ejecutores de cada labor.
6. Estar siemprepreparados para cambios de última hora y acción inmediata en caso de imprevistos. En ocasiones surgen situaciones que no han sido contempladas y para las que se debe contar con un “plan B”.
Errores comunes: Si bien es importante tener en cuenta los consejos de expertos, también lo es el conocer cuáles son los errores que más se cometen, para planear eventos a la altura de las expectativas y...