Logistica Para La Realizacion De Un Evento

LOGISTICA PARA LA REALIZACION DE EVENTOS

QUE ES UN EVENTO:

Espacios que crean las empresas que buscan complementar la información de la empresa, que contribuyen al mejoramiento de la imagen institucional y posicionar los servicios de la entidad, es una oportunidad de realizar un trabajo de calidad tanto en su contenido como en su forma, de tal manera que el resultado sea positivo y secumplan los objetivos previsto

Objetivo:

Realizar actividades que permitan promocionar las diferentes actividades que realiza el SENA como apoyo al Sector Productivo, la clase trabajadora, Sociedad Civil, Jóvenes, Poblaciones Especiales.

Objetivos Específicos:
1. Contribuir al mejoramiento de la imagen institucional.
2. Posicionar los servicios del SENA.

Tipos de Eventos en los queparticipa la institución: Feria, taller, seminario, congreso, mesa redonda, conversatorios, conferencias, video conferencia.

COMO ORGANIZAR UN EVENTO:

Organizar un evento significa gestionar una multitud de actividades: organizar invitaciones, se debe tener una lista de actividades y los plazos para definir los niveles de prioridad. Cada lista se deberá adaptar dependiendo del tiempo hasta elevento.

Cronograma: Planeaciòn, Organización, Realización y Evacuación

1. Definición del Objetivo, acciones y metas (qué quiero?).
2. Análisis de recursos; qué necesito, como lo voy a conseguir, quien y con qué?.
3. Estructura organizacional: Definir actividades y dividir responsabilidad entre el equipo (organizarse en comités).
4. Productos: Diagrama de Gantt, presupuesto y flujo deefectivo.
5. Presentación del Proyecto al Director.
6. Solicitar los recursos, realizar contactos externos: Invitados, proveedores, ponentes, reservaciones, etc. Invitar a las autoridades del caso.
7. Búsqueda de patrocinios
8. Difusión y Promoción.
9. Sucede el evento.
10. Evaluación de resultados, reporte, cierre.

ACTIVIDADES PARA LLEVAR A CABO UN EVENTO LOCAL, REGIONAL, NACIONAL EINTERNACIONAL.

QUE SE NECESITA PARA REALIZARLO?

• Tener una idea muy clara de lo que se quiere hacer.
• Conformar un muy buen equipo de trabajo
• Que cada miembro del grupo adquiera su rol y mantenga una actitud de servicio.
• Mantener una excelente comunicación, ser tolerante, confiar y mantener una actitud de respeto.
• Respetar el espacio del grupo
• Una buena planeaciòn ycalendarizaciòn.
• Llevar bitácora y memoria de actividades
• Poner mucha atención a los detalles.

Listado de actividades:

1. El tipo de evento a llevarse a cabo.
2. Establecer objetivos, asuntos que cubrir
3. Temas a tratar durante el evento.
4. Lugar, fecha, hora
5. Perfil de los participantes
6. Posibles expositores
7. Transporte
8. Materiales a utilizar
9. Comidas
10. Tipo deInvitaciones
11. Agenda a Desarrollar
12. Definir lista de invitados
13. Logística
14. Buscar sitios y hoteles
15. alimentación (almuerzos, refrigerios y cenas)
16. Souvenir
17. Presupuesto del evento (cotizaciones)
18. Definir si los costos de transporte y alojamiento corre por cuenta de los participantes o de los organizadores del evento.
19. Actividades lúdicas a llevarse a cabo.
20.Invitaciones.
21. Definir políticas de promoción y divulgación.
22. Preparar calendario de comunicados de prensa
23. Definir necesidades de logística
24. Definir lista de habitaciones
25. Definir necesidades de soporte sobre el terreno, definir equipo completo y asignar responsabilidades.
26. Definir política de registro y precios
27. Definir logo e imagen gráfica del evento.
28.Reuniones continúas del equipo organizador, para redefinir estrategias y revisión del cronograma de trabajo.

Una vez se tienen definidos los ítems anteriores, se inicia el proceso de organización del evento para el cual se deberán realizar las siguientes actividades:

1. Visita a los lugares donde se llevará a cabo el evento, para identificar qué recursos técnicos posee y cuales se beberán proveer...