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LA HOJA DE TRABAJO CONTABLE

La hoja de trabajo es un adminículo contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentrodel registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada.
IMPORTANCIA
La hojade trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal.
Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe.
Los datos en lascolumnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe quemuestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.
Con relación a esta sistemática común a la que acabamos de hacer referencia, hay que decir que tiene una gran importancia pues, aunque existen unos criterios básicos más o menos comunes a todos los despachos, hay algunos matices que se deben dejar muy claros de entrada, tanto para elprofesional como para el cliente.
Así, los criterios que es conveniente o aconsejable dejar claros de entrada son:
Qué se considera minutable y qué no. Por ejemplo, es razonable que se anote como tiempo minutable el efectivamente dedicado a prestar asesoramiento jurídico al cliente. En algunos casos, también puede incluirse el tiempo dedicado a aspectos de administración, formación o promoción. Por elcontrario, no es aconsejable incluir el tiempo que se dedica a atender las reclamaciones, a concertar entrevistas, o a otras ocupaciones varias.
Debe haber una cierta coherencia o coordinación entre las distintas hojas de trabajo de los profesionales. Sobre todo nos estamos refiriendo a aquellos que forman parte de un equipo o que han trabajado juntos en un tema puntual. En este sentido, lashojas de trabajo pueden llevar a delatar la ineficacia de los profesionales.
Por ejemplo, si el tema que trae un cliente es sencillo, y, en principio presupone pocos ingresos, tiene poco sentido que le atiendan en una reunión, cuatro o cinco profesionales. O una de dos, o se le tiene que cobrar mucho al cliente, lo cual puede ser imposible, o bien se desperdicia el tiempo de unos profesionales y, endefinitiva, dinero.
El cómputo del tiempo empleado por cada profesional, que deberá hacerse en función de unos baremos objetivos marcados por el propio despacho y nunca por unos criterios subjetivos (calidad e importancia que le otorga el profesional al trabajo concreto, el horario en el que se ha desarrollado, etc.).
La forma de computar las reuniones, conversaciones y comunicaciones internasentre los profesionales de la firma. Lo razonable o ético será dejar constancia del mismo sólo en el supuesto de que todo ello sea estrictamente necesario para la correcta consecución de un asunto concreto.
La forma de computar el tiempo que emplea un profesional para estudiar aspectos de un tema concreto, que se supone debería conocer.
La forma de computar aquellas actividades de promoción...