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a) Definición de la oficina: una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función.

b) Característica de una oficina: La oficina está integrada por:
* recursos humanos: Son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina
* Recursos materiales: Serefiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros. Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.

c) Actividades del oficinista: Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipode empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:
1. Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda redactar cartas bien organizadas, telegramas, memorándums e informes.
2. Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada.
3. Redacción decorrespondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina.
4. Archivo de documentos: se refiere a la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catálogos y otros registros comerciales.
5. Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a órdenes de compra yde venta, pedido de productos y cotización, nominas, otros formularios.

d) Relaciones interpersonal del oficinista: Son relaciones formales de trabajo que tienes con compañeros, jefes, subordinados, proveedores. En estas relaciones hay respeto a la jerarquía de todos los integrantes por el bien de la empresa. Cuando se viola la norma no escrita, empieza "la pachanga" y afloran las verdaderaspersonalidades: el chistoso, el serio, el dedicado, la zorra, el golfo, el don Juan, el patán, el rata, la coneja, el que pone los apodos y entonces unos trabajan más, otros se divierten otro tanto y empiezan las inconformidades del ¿y yo por qué?.
e) La oficina dentro de una empresa, importancia:

f) Como medio de satisfacción personal: La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personasse organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
g) Como medio de satisfacción social: Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala unaoficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios más importante es la creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades.

h) Medios de comunicación en la oficina: Existen dos tipos esenciales de comunicacióndentro de una oficina o empresa: externa e interna.
* La comunicación externa La comunicación externa en las organizaciones implica dar y recibir información entre las organizaciones y sus entornos relevantes, además busca al consumidor para informarle de la existencia de su producto o servicio y para explicarle por qué debe utilizarlo.
Este tipo de comunicación incluye catálogos, diversas formasde publicidad, cartas publicitarias, llamadas telefónicas, sitios Web y cualquier otro esfuerzo para informar a los consumidores sobre su existencia.
Teléfonos
Telefax
Centrales telefónicas
* La comunicación interna Es esencial para atraer y retener al personal talentoso. Usted debe dirigir su empresa mediante la comunicación coherente de este mensaje; debe motivar a su personal...