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EVENTO. CONCEPTO

Es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio ya sea, campo en una ciudad entre otras, para un acontecimiento que implica planear, organizar controlar y por ultimo dirigir. Estas actividades se realizan con el objetivo determinado de una compañía o de una organización par u beneficio de la población, también nos ayuda a tener unaconvivencia, una comunicación, de conocer estrategias o planes que tienen hacia el futuro.
Entre ellas se puede hacer conferencias, talleres, jugos, eventos turísticos, eventos sociales, culturales, económicos, viajes de premios, reuniones de juntas entre otras.

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS

Por su carácter pueden ser:
Congresos
Foros
Conferencias
Paneles
Simposios
Talleres
SeminariosAsambleas
Convenciones

Por su naturaleza pueden ser:
Internacionales
Nacionales con participación internacional
Nacionales

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO.

ORGANIZADORES

Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.CONFERENCISTAS

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.


PARTICIPANTES O INVITADOS

Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

ETAPAS DEL EVENTO

PRE-EVENTO (planificación/ organización)
Definir objetivo del evento, tipo y nombre. determinar que se quiere alcanzar con la realización del evento.

El nombre debe ser corto y llamativo.Adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento.

NOMBRAR COMITÉ ORGANIZADOR

Coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las comisiones.

Comisiones de trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistemáticamente.

Comisión logística: se encarga de todas aquellas actividadesinherentes al apoyo que operativisa y hace posible la organización del evento. ( transporte, alojamiento, alimentación, secretaria y servicios generales).

Comisión técnico-académica: entre sus responsabilidades se pueden mencionar
Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodología de trabajo.
Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de promoción, relacionespúblicas y protocolo
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes en el evento.

Comisión de festejos y recreación
Planifica y coordina
Lo relativo a la celebración de cocteles y fiestas.
La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.

Seleccionar fecha

Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
Horario y frecuencia de lostransportes.

Predeterminar el número y tipo de asistentes al evento
Expositores o ponentes
Participantes
Acompañantes
Delegados
Invitados especiales

Seleccionar el o los lugares de realización

Ciudad sede
Instalaciones específicas donde se realizara el evento. (Capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso).

Elaborar cronograma de actividades

Técnico o científico, social,para acompañantes, de visitas técnicas y turístico.

Estimación de recursos

Humanos: personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento.
Materiales: implementos necesarios, (lápices, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.
Técnicos: equipos de sonido, grabación, apoyo audiovisual, así como programas fichas, programas, formatos entre otros.Elaborar presupuesto y fuentes de financiamiento

Egresos: publicidad, promoción, impresos originales, transporte, eventos sociales entre otros, imprevistos.
Ingresos: espacios publicitarios, actividades especiales, donativos y patrocinios, venta de boletas para actividades, sociales, deportivas, culturales y deportivas.

Programación del evento

Medios de comunicación, correo directo y...