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Sistema por asunto
El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares.
Los archivos por asuntos se establecenconguías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
Los encabezamientos de un archivo por asusto en una mueblería podrían ser:
* Muebles de alcoba
* Mueblesdecomedor
* Muebles de sala
* Tapetes
Cuando se utiliza el archivo por asuntos
1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
En una compañía que vende dulcesalpor mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería.
2. Cuando es posible que los documentos sean solicitados por el asusto a que se refieren
Suponiendo que se tratan deunaempresa dedicada a la construcción, se le pedirían a la secretaria, por ejemplo, cotizaciones de proveedores en la extensa rama de la construcción, que en este caso pueden ser acabados enmadera,pinturas para exterior, pinturas para interior, barnices. El contrato de cada empresa cambia o se sujeta al criterio de la secretaria o persona que maneja el archivo.
3. Cuando es probable que todoslosdocumentos relacionados con un producto o actividad se necesita a un mismo tiempo.
Por ejemplo, el jefe de ventas de una empresa fabricante de embarcaciones deseara tener la informacióndisponibleacerca de un nuevo modelo de bote de vela, el J-2000, antes de planear una campaña de ventas para ese modelo. Si la información esta totalmente dispersa archivada bajo los nombres de los proveedoresdepartes, diseñadores y subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en todo el archivero.
Clases de archivo por asuntos
• Archivos por asuntos combinados
Un archivo por asunto combinadocontieneencabezamientos por materias combinadas con encabezamientos de nombres de individuos compañías.
Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando hay relativamente poco material para ser......