Loreal

L’ORÉAL
Caso de Negocio: L’ORÉAL mejora su relación comercial con Proveedores y se beneficia con el incremento de productividad y ahorros en los procesos involucrados en su proyecto de Ventanilla de Recepción de Factura Electrónica
Elaborado por Eduardo Núñez Acevedo Investigación Empresarial AMECE - GS1 México, Julio 2009

Antecedentes
Derivado del crecimiento de L’ORÉAL en los últimosaños; el volumen de proveedores y compras ha aumentado, estos cambios han generando mayor carga administrativa sobre el proceso de recepción, registro financiero y tramite de facturas para pago a proveedores. L’ORÉAL recibe 2,900 facturas mensuales en promedio de parte de sus 992 proveedores. Todas las actividades relacionadas con el proceso del pago correspondiente, requerían de más de 9 horas aldía, de parte del personal del área de Cuentas por Pagar. L’ORÉAL es una empresa que ha impulsado el uso e implementación de los estándares de comercio electrónico del sistema GS1 dentro de sus procesos internos para hacerlos más eficientes, mejorando su relación con los socios comerciales.

Objetivo del proyecto
Automatizar la función de cuentas por pagar para obtener incrementos en laproductividad, disminuir el papeleo y mejorar el nivel de servicio tanto para los proveedores como para los compradores. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Puntos a alcanzar en el proyecto Automatización del flujo de facturas. Mejorar la comunicación financiera con el proveedor a través de una página WEB. Recepción de facturas directamente en Contabilidad. Interacción en línea con SAP, para lograr el3 Way Match automático. Recepción de Facturas electrónicas con la mayoría de los proveedores. Incremento en la productividad de cuentas por pagar y tesorería Proceso detallado del estatus de facturas, órdenes de compra y contra recibos, a través de un portal. Reducción de uso papel por cuestión de impresión. Disminución del tiempo entre recepción y pago de facturas. Integración de procesos defacturación electrónica y factura tradicional. Brindar un mejor servicio a los compradores. Disminuir carga administrativa por seguimiento de facturas de sus proveedores.

Implementación
En Julio de 2008, la Direccion Financiera de L’ORÉAL toma la decisión de adoptar el proyecto de Recepción de la Factura Electrónica para lo cual se forma un equipo de proyecto liderado por el área de Cuentas PorPagar y en el que participan las áreas de Proyectos de Supply Chain y IT. (Las cuales a su vez tenían la experiencia en el proyecto de Factura Electrónica como emisión desde el 2007).

Una vez formado el equipo, se inició la tarea de invitar y solicitar propuestas a tres proveedores de tecnología. Los puntos evaluados fueron: El tiempo que llevan en el mercado los proveedores de tecnología, losclientes que atienden con proyectos similares, se contactaron y visitaron dichos clientes, el costo, la facilidad para integrar a los proveedores de L’ORÉAL, revisar su autorización por el SAT para la emisión de comprobantes fiscales y si ofrecen el servicio de recepción de factura tradicional digitalizada a los pequeños proveedores. El proveedor de tecnología seleccionado estuvo trabajando el mesde Agosto de 2008 con el personal involucrado de L’ORÉAL, en la definición de los layout de los documentos utilizados en el proceso manual, tanto para los documentos de entrada al ERP (factura en un archivo plano) como los de salida del ERP (órdenes de compra, contra recibos, avisos de pago, avisos de factoraje y cancelaciones). También en la configuración de los conectores (servidores) y en laspruebas requeridas del portal de acceso tanto al área de Cuentas por Pagar como a los proveedores de L’ORÉAL. En Septiembre del mismo año, la recepción de la Factura Electrónica salió a producción. El ERP de L’ORÉAL empezó a generar los documentos de salida, colocándolos en el conector para que el sistema del proveedor de tecnología los pudiera tomar y dispersar a los proveedores, de esta...