Los 5 secretos de la programación de proyectos

Reseña Biográfica Michelle Colodzin

Michelle Colodzin, PMP, PMI-SP, MCTS, ha trabajado como gerente de proyectos en varios proyectos para el Estado de California y clientes del sector privado, incluyendo uno de los mayores proyectos de TI del Estado, en el que fue responsable de la gestión de un programa de más de 3000 líneas, así como 16 planes secundarios. Ha sido gerente de proyecto de casi20 años y ha aprendido la programación de proyectos de mejores prácticas a través de la escuela diaria. Michelle es Project Management Professional (PMP) y de Programación de Proyectos Profesional (PMI-SP), así como especialista en Microsoft Certified Technology (MCTS) de MS Project 2007. Ella es una experta en la materia para el PMI, y contribuye a la revisión de las preguntas para el examenPMI-SP, se desempeñó como Vicepresidente del Capítulo de MPA en Sacramento durante dos años y recientemente presentó un documento de su autoría en el Colegio de PMI Programación de la Conferencia Anual.

Objetivo del Autor del Texto

Su objetivo es tener una visión general de la programación de proyectos ofreciendo sugerencias para mejorar los programas y su programación, mediante cinco factoreslos cuales pueden ser utilizados a lo largo del proyecto. Ofrece información sobre cómo debe ser el rol de un PMO, su participación en la definición y planificación del proyecto para lograr el éxito.



Conceptos Principales

El propósito de la programación del proyecto es trazar una ruta en la cual se revise a través del tiempo si se van cumpliendo con los hitos planeados. La programaciónes una hoja de ruta que guía a un equipo y requiere de un gran detalle. El documento proporciona mejores prácticas para establecer un horario en el cual se mantiene un nivel constante y adecuado de detalle.
Los cinco secretos de la programación de proyectos son los siguientes:

1. Crear resultados basados en los programas del proyecto
2. Establecer y mantener el nivel de detalle adecuado
3.Implementar una actualización de estado regular y presentación de informes
4. Revisar y ajustar la programación regular
5. Crear y seguir las normas de programación de proyectos

Secreto 1: Crear resultados basados en los programas de proyecto
Generalmente en un proyecto se enmarcan las actividades que se deben realizar, pero una buena planificación debe ser construida y analizada basada enlos productos que quiere producir, es decir en los entregables del proyecto. Existen 2 pasos para crear un calendario de entregas: a. Identificando todos los materiales y sus dueños (documentando los resultados) y b. Construyendo una estructura basada en los EDT.
Cuando no se tiene una persona en específico para la documentación de un entregable, se sugiere crear el cargo de jefe deinfraestructura y mediante un diagrama de redes, se entrelazan las actividades y sus relaciones. Una vez definida esta parte, la EDT de un proyecto debe definir las áreas de enfoque principales y sus productos asociados . El último paso en la construcción de la base es incluir toda la información en una herramienta de programación.



Secreto 2: Determinar el nivel adecuado de detalle
Los horarios delproyecto son los que contienen la información necesaria únicamente. El nivel de detalle debe ser definido antes del inicio de la programación, debe ser definido como un rango de tareas aceptables y esfuerzo en el trabajo. La duración de cualquier tarea de detalle deber se entre el 1% y 0% de la duración total del proyecto. Otra forma de detalle es definir el límite superior e inferior en el número dehoras de trabajo. Dentro del detallamiento, se deben agregar hitos que marquen la finalización de las entregas y se debe asegurar que estén vinculadas a las tareas de detalle adecuadas. Para saber si una tarea debe ser incluida, un programador se debe realizar varias preguntas y dependiendo de ellas, determina si la tarea es incluida o no. Una vez incluidas todas las tareas, se deben asignar...