LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS


LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, DEFINICÓN, CLASES Y CARACTERISTICAS

DEFINICIÓN:

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que serefiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO: Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal losdocumentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Es conocido también como archivo vivo.





CLASES DE ARCHIVO:

1. Archivo de gestión: El archivo de gestión o de oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos indicados, lacual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.
2. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general
3.Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS

Existen muchas posibilidades de disposición de los Registros de un archivo y algunos de ellos con varias alternativas de métodos de búsqueda incorporados (secuencial, al azar).
Cada una de estas organizaciones de archivo alternativas,pueden serlas más adecuadas para una aplicación específica, porque no existe una organización que sea óptima para todos los casos.
Las siguientes características de los archivos pueden servir para una comparación y selección adecuada a la aplicación particular, aunque en la práctica, el conjunto de alternativas puede ser muy limitado.

a) Importancia del Archivo

Los Archivos Permanentes oMaestros
Los Registros de estos archivos son almacenados uno a la vez, consultados (leídos) muchas veces y clasificados.
Los archivos que contienen clasificaciones a un archivo maestro se denominan área de transacciones. Normalmente están estructurados de manera muy simple, porque su vida es muy corta: sus Registros están destinados a ser leídos una vez y ser borrados enseguida.
Los archivos derespaldo son copias de archivos maestros que se necesitan por razones de seguridad de los datos. En efecto, si se destruye por error el archivo maestro original, existen copias para reproducirlo. En algunos casos, muchas clasificaciones al archivo maestro se guardan también por cierto tiempo.
En el momento de comenzar los procesamientos, se toman dos copias A y B (suponiendo); al finalizar laprimera semana, se reemplaza el respaldo A por el contenido del maestro; desde ese momento, al terminar la segunda semana, se reemplaza el contenido del respaldo B por el de A y, en seguida, el contenido del archivo maestro es copiado al respaldo A, y así se continua de esta manera. Observar que es necesario guardar las transacciones de hasta dos semanas atrás; también que con este esquema, si seenfrenta un error cometido en el maestro durante la semana actual del proceso, se puede recurrir al archivo de respaldo A para repararlo; y si este error se cometió en la semana previa, se usa el respaldo B con el mismo objetivo.


b) Frecuencia de Acceso

Esta característica se refiere al N° de procesos que usan el archivo por unidad de tiempo y también el N° de registros que cada uno de estos...