Los Archivos Y La Importancia De Su Organización, Procesos De Organización De Los Archivos, Diferencia Entre Clasificación Y Ordenación, Principios Rectores De La Organización De Archivos

LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN
Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como depositarios de papeles inútiles, los archivos son, o más bien deberían ser, considerados como el auténtico reflejo de las instituciones. En efecto, más allá de la imagen historicista a que se condena alos archivos, éstos no son otra cosa más que la imagen propia de la institución que los produce.
Los archivos en tanto colecciones organizadas de información registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las nuevas tecnologías es en losdocumentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos.
Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y con el entorno del que forman parte.
Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse comoinstituciones con capacidad de respuesta organizada; de hechos la cabal integración de archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan.
Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria ytestimonio de la evolución de su entidad productora.
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
La organización documental es el proceso mediante el cual logramos estructurar el archivo de una persona natural, institución o empresa, privada o pública, para que cumpla su función primordial que es la de informar, esta información debe ser localizada con facilidad, sin ambigüedades en una ubicaciónúnica y lógica. La organización de archivos debe contener un conocimiento integral del nivel de organización documental, del estado físico de la documentación, de las condiciones físicas y ambientales del lugar de depósito, de la historia de la documentación y de las entidades productoras. Su idoneidad logra la eficiencia y modernización administrativa porque los documentos bien administrados ycustodiados son el fiel testimonio de la existencia de una entidad y un referente clave a la hora de tomar decisiones.
La organización documental se compone entre otros e los siguientes elementos:
Clasificación documental:
Es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes de acuerdo a un plan establecido previamente, para su aplicación debemosestudiar la totalidad del fondo documental y requiere conocimiento del contenido de los documentos.
Ordenación documental:
Es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su ubicación en el espacio físico correspondiente, puede ser:
-Alfabética: Aplicable por nombres de personas (onomástica), cosas, acontecimientos o lugares (toponímica) y ordenación por materias oasuntos.
-Cronológica: cuyos componentes son : Año, mes y día de la fecha del documento.
-Numérico: Que consiste en la ordenación de los documentos mediante la asignación de un número al espacio físico en forma sucesiva.
Descripción documental:
Es la operación por medio de la cual se describe el documento en función de sus características formales y externas, como autor, el título, el lugarde edición, el editor, el año de publicación, las características físicas, e.t.c. , se materializa en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación para darle el uso requerido de consulta.
Principio de procedencia:
Regla básica de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo NO deben mezclarse con los de otro....