Los archivos y su importancia

DEFINICIÓN DE ARCHIVO: conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividady que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades.
También podemos definir el archivo como el lugar donde se clasifican y se almacenan todos los documentos dedicha empresa o institución.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN: es importante porque ayuda a las operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental en forma jerárquica concriterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN: el proceso de organización es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de losdocumentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN:
CLASIFICACIÓN: esta consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidadproductora o si se trata de un fondo particular con las actividades del personaje que generó los documentos.
ORDENACIÓN: consiste en unir los documentos o unidades de un conjunto relacionándolos unos conotros, de acuerdo con la unidad-orden establecidas de antemano. En el caso de los archivos estos elementos serian las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: es laubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
FOLIACIÓN: es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podráhacerse por fondo, sección, su sección, serie o expediente atendiendo los requerimientos del archivo.
RADICACIÓN: es asignarle un número y colocarle la fecha de recibo y registrar el nombre o código...