los archivos

Definicion de archivo:
La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo desu actividad.
Según Antonia Heredia, define el archivo como uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para losciudadanos o para servir de fuente de historia. Lo primero que llama la atención de esta definición es que el archivo es un conjunto de documentos acumulados de forma natural por una institución en su quehacer diario.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
 Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación quegeneran derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.
 Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos los podemos clasificar según diversoscriterios:
1- FINALIDAD
* ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección algunapuesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.
* ARCHIVOS HISTÓRICOS, aquellos que reúnen de forma organizada documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquierencon el paso del tiempo un valor nuevo, que esle valor de prueba para la investigación histórica. La doumentación está seleccionada de forma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.

2- Por la EDAD de los documentos que contiene,los podemos dividir en:
* ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN, Correspondería a la etapa prearchivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación.

* ARCHIVO DE DEPÓSITO CENTRAL, pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentalestransferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 o 30 años. 
* ARCHIVO DE DEPÓSITO INTERMEDIO, formado por las series documentales que han sido transferidas desde los archivos centrales de diferentes organismos que integran la estructura de la administración que se trate. La ubicación de estos archivos suele ser en un edificiodiferente al del organismo que los produce. Se conserva la documentación desde los 20 a los 50 años que es el tiempo medio aproximado en que un documento ha perdido toda su vigencia administrativa.
* ARCHIVOS HISTÓRICOS O DE DEPÓSITO PERMANENTE, la documentación solo tiene valor secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y permanecerá en este depósito de forma indefinida, permanente.
3- Según...