Los comites para realizar un evento en grupos y convenciones

6/11/2011
Universidad Politécnica Hispano-Mexicana | Lic. Julia de la Peña López

 

Clasificación de comités
El principal factor que colabora en el éxito de un congreso o convención es la coordinación entre todos los elementos que intervienen en el desarrollo del evento. Así, una de las medidas indispensables para que las actividades se lleven a cabo fluidamente es la formación de comitésencargados de tareas específicas. Todos los detalles deben planearse con anticipación, porque el éxito o el fracaso dependen de la estructuración de dos grandes fases. Las actividades de trabajo y las reuniones sociales. De ambos aspectos depende la excelencia del evento.
La planificación implica una serie de fases que se enumeran en seguida.
1. Lugar sede
2. Alojamiento
• Numero de cuartosy suites
• Precio de habitación
• Servicios
• Propinas

3. Instalación y servicios
• Capacidad del salón para reuniones y banquetes
• Espacio para recepción y registro
• Espacio para exhibiciones
• Servicios para realizar eventos sociales
• Equipo

4. Localizaciones
• Facilidades de transporte de acercamiento local
• Diversiones y actividades recreativas
•Comercios
5. Permisos de importación en caso de que fuera necesario
6. Visas de cortesía para personas especiales.
Después de seleccionar el lugar sede se forman los diversos comités para cubrir en forma eficaz las siguientes actividades
Finanzas, programa, publicidad, alojamiento, festejos, registro, y hospitalidad, transporte exposiciones, servicios generales, ornato, rotulación
Comité definanzas.
Este comité debe manjar el aspecto económico relacionado con lo siguiente.
1. Ingresos
1) Cuotas de inscripción.
2) Contribución de miembros.
3) Otras contribuciones
4) Financiamiento
5) Renta de espacio para exhibición
6) Anuncios
7) Varios

2. Egresos
1) Promoción y relaciones públicas
1) Timbres y envíos postales
2) Material impreso
3) Decoración
4) Huéspedes y oradoresinvitados
5) Personal adicional
6) Transportación local
7) Diversiones
8) Renta y gastos correspondientes al área
9) Anuncios
10) Varios

Comité de programa.

Entre las principales actividades de este comité destacan las siguientes.

a. Elaborar un programa completo de actividades incluidas eventos sociales y de trabajo, tiempo para asistir a exhibiciones para hacer compras y paseospor la ciudad, y otros actividades.
b. Imprimir e l programa.
c. Designar moderadores o presidente de debates, acerca de la hora y el orden del programa.
d. Informar a cada moderador o presidente de debate, acerca de la hora y del orden del programa.
e. Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la convención.
f. Obtener datos biográficos correspondientes acada orador para adecuada presentación.
g. Informar a los oradores acerca de la extensión de la plática, notificándoles del tiempo de que disponen y de la fecha y la hora de su intervención.
h. Nombrar a la persona que presentará a los oradores ante los funcionarios de la convención, a quienes les dará la bienvenida.
i. Entregar programas a los oradores.
j. Obtener el equipo necesario para losoradores, pizarrones, gises, reglas, apuntadores, proyectores, etcétera.
k. Anticipar posibles cambios en el programa.

Comité de publicidad.
El comité de publicidad tiene una responsabilidad doble. Promover la asistencia y la difusión de la convención, tanto en los lugares de origen de los convencionistas como en el lugar en que se llevara a cabo. La oficina de convenciones ofrece unaamplia cooperación y cuenta con los medios informativos para programar la publicidad necesaria. Es conveniente verificar que se realicen las actividades siguientes
a. Informar anticipadamente a la prensa acerca de la convención.
b. Tener por escrito todos los detalles relacionados con el evento.
c. Disponer de una mesa especial para los enviados de la prensa.
d. Proporcionar a los periodistas...