Los Documentos B Sicos De Venta

Los documentos básicos de venta
Contenido presentado por Nacional Financiera

Introducción
Es indispensable que conozcas los documentos básicos que, como mínimo, debe tener una empresa como base de información para todas las operaciones de venta y compra que realice.
La importancia de los comprobantes
La importancia de los comprobantes se deriva de lo siguiente:
Se cumple con lo dispuesto en lasleyes fiscales.
Se tiene el soporte de las operaciones más importantes del negocio.
Se establece la base de información del negocio.
Se tiene el fundamento de la contabilidad del negocio.
Como puedes ver, al utilizar comprobantes propios de tu negocio para respaldar todas las operaciones que realices, estás dando un paso muy importante para lograr controlar internamente tu empresa.
Loscomprobantes básicos
Independientemente de que cada negocio puede mandar a imprimir los comprobantes, formas o cualquier otro registro que necesite para controlar sus operaciones y obtener la información que requiera, existen algunos comprobantes básicos que, por su importancia y trascendencia en las operaciones de la empresa y por su obligatoriedad derivada de las leyes fiscales, son los mínimosindispensables; así, los comprobantes o documentos básicos de un negocio deben ser al menos los siguientes:
 Factura.
Nota de crédito.
Nota de cargo.
La factura
Quizás uno de los comprobantes más importantes de todo negocio, independientemente de la actividad que realice, es la factura. Este comprobante es el documento que formaliza y concluye, desde un punto de vista práctico, una operación de compraventa.Cuando se venden o compran bienes de cualquier tipo, necesarios para el negocio, la transmisión de la propiedad se lleva a cabo cuando se recibe o entrega la factura debidamente llenada; es decir, el negocio podrá considerar como suya una compra de mercancías o cualquier otro tipo de activo o gasto, cuando reciba la factura de la parte vendedora.
Asimismo, cuando el negocio es la parte vendedora,la operación de venta se considerará realizada al entregar físicamente la factura.
El nombre completo de la empresa o negocio.
El domicilio fiscal de la empresa o negocio.
El registro federal de contribuyentes.
El número de la factura.
Por otra parte, los espacios que deben llenarse se refieren a los datos del comprador que, en su mayoría, deben cumplir casi con los mismos requisitos que losimpresos antes expuestos. Estos son:
El nombre completo del cliente.
Su domicilio fiscal.
Su registro federal de contribuyentes.
Por último, una vez que los datos de identificación del comprador y el vendedor están debidamente llenados, es necesario completar el espacio correspondiente a la descripción del bien que estás vendiendo, el precio y el Impuesto al Valor Agregado correspondiente. De estaforma, los datos mínimos que deben llenarse son:
El número de bienes que se están vendiendo.
La descripción escrita de los bienes.
El precio unitario de cada bien.
El precio total de cada bien.
El precio total de todos los bienes de la factura.
El Impuesto al Valor Agregado correspondiente.
El monto total de la factura, es decir, el precio total de todos los bienes más el Impuesto al Valor Agregado.Una vez que has entendido la importancia de la factura y su correcto llenado, es necesario conocer cómo se distribuirá la información dentro del negocio. Para ello, es preciso que sepas cuántas copias de la factura necesitarás y cuál es su destino:
 

original
               ____________
cliente
copia 1  
               _____________________
Contabilidad.

copia 2                _____________________
archivo fiscal

copia 3
               _____________________
Cobranza.

Como puedes observar, lo ideal sería contar con una factura en original y 3 copias. Con ellas estarás distribuyendo la información dentro de tu negocio de la manera más correcta y evitarás en lo posible, problemas de pérdida de documentación.
De esta forma, tendrás en tu sistema de contabilidad el respaldo informativo y...