Los documentos

INDICE
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INTRODUCCION…………………………………………………………….. 2

I.MARCO TEORICO……………………………………………………….... 3

II.COMENTARIOS…………………………………………………………… 10

III.CONCLUSIONES………………………………………………………… 11

IV.RECOMENDACIONES…………………………………………………. 13

V.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………… 14

INTRODUCCION

Una empresa o institución debe manejar enorme cantidady diversidad de documentos para lograr sus objetivos. No se pude administrar una entidad sin documentos. Los documentos constituyen medios e instrumentos imprescindibles para la administración de las entidades a través de las cuales los administradores logran resultados. Sin documentos prácticamente es imposible el funcionamiento de las empresas e instituciones. Ellas se administran, en buenacuenta, a través de los documentos. Las entidades en general, grandes o pequeñas, invierten permanentemente importantes recursos financieros en la cantidad y diversidad de documentos. Gran cantidad de horas se invierten diariamente en el tratamiento de los documentos.

En suma todas las empresas y las instituciones sin excepción alguna, tienen necesariamente todo un sistema denominado sistemadocumentario en base a los documentos y es tan importante como los otros (sistema financiero, sistema de ventas, sistema de producción, sistema de personal, etc.). En él confluyen un conjunto de asuntos importantes tales como archivos, formularios, trámites documentarios, bibliotecas, correspondencias, etc. cuya gestión integral corresponde a la Administración documentaria.

La razón fundamental porla que los documentos, y en general el conjunto del sistema documentario, tiene importancia vital para la administración, y por consiguiente para el desarrollo de las entidades en general, es que ellos constituyen medios de comunicación escrita.

I.- MARCO TEORICO
1.1 CONCETO DE DOCUMENTO
 Desde un punto de vista semántico, un documento es un escrito que ilustra o comprueba algún hecho. Esteconcepto es tan arraigado que cuando se habla de documento siempre se piensa en un papel escrito.
 Un documento es aquel material no necesariamente de papel o similares que contienen información. Ejm: diskette o video que contienen información.
 Todo documento es consecuentemente, siempre soporte de información. Un material para que sea documento tiene que necesariamente contener, cuandomenos datos y siempre información. Ejm: un papel en blanco y sin ningún texto, no es documento; solo es tal cuando en el aparece información, sea manuscrita, impresa o graficada.
1.2 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
• Según el concepto dado sobre lo que es un “documento”, es fácil imaginar la extraordinaria cantidad y diversidad de de documentos que toda entidad (empresa o institución) posee y manejasegún su tamaño, naturaleza o actividad que realiza.
• Solo con fines ilustrativos y merced a criterios, podemos ensayar algunas formas referenciales de clasificar documentos en las entidades en general.
• Cabe señalar que cada entidad, vale decir, cada empresa o institución en particular, según sus características diferenciales pertinentes, tienen determinados tipos de documentos y lecorresponde una clasificación propia y enteramente personalizada.
a) CLASIFICACION DE DOCUMENTOS SEGUN EL MATERIAL QUE CONTIENE LA INFORMACION
o Documentos en papel.-Aquellos cuya información aparecen escritos, impresos o graficados en papeles de diferentes tipos, formas y tamaños.
o Documentos en dispositivos especiales.-Son documentos en los que la información aparece en materiales distintos al papel.Citemos algunos ejemplos:
 Documentos fílmicos.- películas, documentos, transparencias, microfilmes, etc.
 Documentos sonoros.- discos y casetes en sus distintas modalidades.
 Documentos computarizados.-diskettes, discos duros, cintas magnéticas, etc.
 Documentos cartográficos.-mapas, globos terráqueos, maquetas y en general ilustraciones en escala.
o Documentos iconográficos.- La...