Los eventos, un recurso de marketing

Un recurso de marketing: los eventos

La celebración de eventos es una herramienta importante de marketing directo que permite a las empresas relacionarse directamente con su público objetivo.

Definición y tipos de eventos

Un evento es, en el ámbito del marketing, aquel acto que permite a una empresa presentar su producto, servicio o marca, o bien transmitir un mensaje.
Se trata de unaoportunidad única para que clientes, empleados, distribuidores o proveedores establezcan una relación directa con la empresa.

Entre los objetivos que se pueden alcanzar cuando realizamos un evento encontramos:
• Incrementar las ventas
• Promover o consolidar su imagen
• Estudiar nuevos mercados
• Evaluar la competencia
• Dar a conocer los productos
• Seleccionarnuevos proveedores
• Buscar agentes o distribuidores
Podemos descubrir distintos tipos de eventos atendiendo a diferentes puntos de vista:

Ferias, exposiciones y congresos

Una feria, salón o exposición es un evento que combina diversas funciones de marketing como la distribución, promoción, publicidad, merchandising, investigación de mercados o relaciones públicas. Es un lugar deencuentro entre compradores y vendedores que se encuentran para generar oportunidades de negocio.
Un congreso es un foro de debate en el que además pueden hallarse oportunidades de negocio y de relaciones públicas. Suelen ser periódicos y en ellos se reúnen los miembros de algún colectivo para debatir durante unos días cuestiones previamente fijadas.

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Organización de un evento

Unesquema del equipo necesario para la organización de un evento puede ser el siguiente:
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El equipo encargado de la organización de un evento estará encabezado por un responsable, una persona o departamento interno de la empresa encargada de estas tareas.
Es frecuente además contar con la colaboración de una agencia profesional, que se ocupe de tareas de apoyo en la organización, preproduccióny desarrollo del evento.
El equipo de campo estará compuesto por los medios personales necesarios para el desarrollo del evento personal de seguridad, transporte, camareros, sanitarios, etc.
Además, la relación con los medios de comunicación, con los clientes, los distribuidores y asistentes en general es comúnmente asignada a un equipo o persona responsable en concreto: se trata del encargadode relaciones públicas.

Las fases de trabajo son:
• Planificación: en esta fase se define el objetivo del evento, qué se quiere comunicar y quién será el público objetivo. Para ello se elabora un calendario, se asignan los recursos disponibles, se define el programa del evento y se buscan posibles colaboradores o patrocinadores.
• Producción: en esta fase se elabora el presupuesto,se contratan las necesidades básicas del evento, se elabora un detalle de todas las actividades del evento y se realiza siempre que sea posible un ensayo general.
• Celebración: fase de desarrollo del evento. Para prevenir incidencias será importante disponer de un plan alternativo.
• Conclusiones: una vez celebrado el evento se evalúa la calidad del trabajo realizado, se archivaadecuadamente todo el material que haya generado el evento y, algo muy importante, se agradece la colaboración a los asistentes principales, medios de comunicación, patrocinadores, etc. Se cierra el presupuesto definitivo.
Un aspecto fundamental en la organización de un evento es atender a las normas de protocolo.

Ventajas de una feria

Difusión de la imagen de la empresa: Las ferias son una granoportunidad para darse a conocer y hacer contactos efectivos con clientes, compradores y toda la industria de sus productos.

Congregación: Las empresas pueden encontrar en un mismo lugar y en un corto tiempo a un gran número de compradores, permitiéndole realizar un número elevado de contactos personales con clientes potenciales, intermediarios y operadores en general.

Conocimiento de...