los informes


1. OBJETIVO

Establecer las disposiciones para efectuar el control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Universitario de la Paz, con el fin asegurar la disponibilidad de las versiones vigentes para ser usadas por los funcionarios de la institución y facilitar su acceso cuando se requiera.


2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentosinternos (Procedimientos, Guias, instructivos, formatos y manuales) y externos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Universitario de la Paz.



3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN

Instancias académicas y administrativas UNIPAZ



4. DEFINICIONES

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

Documento: Información y su medio de soporte

Documento Controlado:Documento autorizado para su utilización dentro del SGC.

Documento No Controlado: Documento no autorizado para su utilización dentro del SGC.

Documento Obsoleto: Documento que ha sido sustituido por una versión actualizada del mismo, y no puede utilizarse como referencia en ningún proceso.

Formato: Documento establecido para complementarlo con información relacionada con los procesos oprocedimientos.

Guía: Documento que establece recomendaciones o sugerencias.

Manual de Calidad: Es el documento que describe en forma genérica el Sistema de Calidad establecido. En él se define la Política de Calidad del Instituto Universitario de la Paz y el alcance del sistema vigente.

Procedimiento: Documento que proporciona información sobre como efectuar las actividades y procesos demanera coherente.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.


5. DOCUMENTOS APLICABLES

Guía para la elaboración de documentos GCME-CCA-G01


6. FUNDAMENTOSLEGALES Y/O REGLAMENTARIOS

Norma NTC ISO 9001:2000 Numeral 4.2.3


7. RESPONSABLE Y APOYO

El coordinador de calidad será el encargado de velar por la aplicación y el cumplimiento del presente procedimiento

8. CONDICIONES GENERALES

a. La necesidad de crear, modificar o anular un documento del sistema de gestión de calidad, puede ser detectada a través de las revisiones periódicas opor sugerencia de algún funcionario de la Institución. Es necesario conocer y aplicar la guía para elaboración de documentos GCME-CCA-P01.

b. Es responsabilidad del Coordinador de Calidad mantener actualizados y publicados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

c. Cualquier documento impreso, es considerado como COPIA NO CONTROLADA, asegurando con ello, no ser utilizados comodocumentos oficiales dentro del SGC.

d. Si por algún motivo, los documentos obsoletos deben conservarse, estos deben ser identificados con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO.

e. De anularse o darse de baja documentos internos controlados no puede utilizarse su código para otro documento nuevo controlado.

f. Durante su uso, se debe asegurar la adecuada identificación y legibilidad deldocumento. De igual manera, debe verificarse que se este utilizando la última versión del documento.

g. Los documentos del sistema de gestión de calidad, están sujetos a actualización de sus versiones. En el evento que personas o entidades externas a la institución tales como Clientes, proveedores, auditores externos, entre otros, soliciten copias de la documentación, estas pueden sersuministradas previa autorización del responsable del proceso e identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”.

h. Según el tipo de documento se establecen los niveles de responsabilidad y autoridad ara la revisión y aprobación de los documentos de la siguiente manera:

TIPO DE DOCUMENTO
REVISA
APRUEBA
Manual de Calidad
Comité de Calidad
Rector
Fichas de caracterización de proceso
Comité de...