los informes

Los informes (I)
12.1. Introducción
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente
para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en
el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.
En esta unidadveremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su
diseño una vez creado.

12.2. Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaña Crear:

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Diseño de informe abre uninforme en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a
nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco envista Presentación.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

12.3. El asistente para informes
En
botón

la

pestaña Crear,

grupo Informes,
.

Esta es la primera ventana que veremos:

iniciaremos

el

asistente

pulsando

el

En esta ventana nos pideintroducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del
cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo paraseleccionarlo
y clic sobre el botón

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
lista de campos seleccionados.

y el campo se quita de la

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón

.

o

Los informes (II)

En esta pantallaelegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de
ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo
por el cual queremos agrupar y hacer clicsobre el botón
clic sobre el campo).

(o directamente hacer doble

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondienteal grupo
para seleccionarlo y pulsar el botón

.

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón
podemos refinar el agrupamiento.
Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Para cada campo por el que se va aagrupar la información del informe podremos elegir su
intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en
función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo
variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el
botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles...