Los informes

 Introducción a los informes en Access
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
En este artículo se proporciona información general acercade los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.
Nota    Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de datos de escritorio de Access.
En este artí­culo:
Información general
¿Qué se puede hacer con un informe?Elementos de un informe
Crear un informe
Paso 1: Elegir un origen de registros
Paso 2: Elegir una herramienta de informe
Paso 3: Crear el informe
Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales
Resaltar valores con formato condicional
Personalizar el color y las fuentes
Agregar un logotipo o una imagen de fondo
Obtener una vista previa e imprimir un informe
Obtener una vistaprevia de un informe
Imprimir un informe
Información general
¿Qué se puede hacer con un informe?
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:
Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
Archivar instantáneas de los datos.
Aportar detalles sobre un registro concreto.
Crear etiquetas.Elementos de un informe
Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, lasección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
Tipos de informes
De divulgación: los contenidos de estos informes son presentados para el público general. Es por esto que se caracterizan por tener un lenguaje para quienes poseen un nivel cultural medio.
Mixto: estosinformes son confeccionados para el público en general y, al mismo, tiempo para una organización en particular, de allí su nombre. Al destinarse a un público tan amplio, el lenguaje no puede abundar en tecnicismos, sino ser más bien coloquial pero culto.
Técnicos: estos informes son emitidos para entidades privadas o públicas a fin de responder a su pedido de investigación o estudio. Para laconfección de estos informes se acude al rigor y se busca que sean accesibles a todos sus receptores, que no siempre tienen un manejo del lenguaje técnico de la entidad.
Científico: estos son dirigidos a ciertos sectores, que sí manejan la jerga del tema a investigar. Es por esto que abundan los tecnicismos y la rigurosidad en el lenguaje y sus temáticas tienen que ver con algún área científico.pueden clasificarse en:
Expositivos: en estos informes su autor no introduce ninguna interpretación ni análisis sobre el hecho a analizar, se limita simplemente a narrarlo o exponerlo. Además, tampoco suelen incluir recomendaciones ni conclusiones. En sus primeros párrafos se presenta la situación previa para que los receptores comprendan mejor la información posterior.
Interpretativos: estosinformes buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendrá un determinado concepto o hecho. Estos informes por lo tanto sí incluyen conclusiones y recomendaciones sobre los hechos analizados. Son por esto una herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar ciertas decisiones.
Demostrativos: en este tipo de informes debe dejar muy en claro qué corresponde a la opinión de su autor y...