los manuales

MANUALES OPERACIONALES










ANDREA CASTILLO MARIN










Profesora
FANNY LUCIA PELAYO
Instructora SENA



















SENA
PRODUCCION Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
ASISTENTE EN ANALISIS DE LA INFORMACION ADMINISTRATIVA
SOCORRO
SEPTIEMBRE 01 DEL 2008
MANUALES OPERACIONALES


CONCEPTO DE MANUALES

Herramienta con quecuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Los manuales contienen la descripción de las actividades o procedimientos que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización o cualquier persona para realizar bien la función.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

Permite tener en forma clara, escrita, agrupada y autorizada todas lasdisposiciones para desarrollar las diferentes actividades; con esto no existe la posibilidad de no saber de alguna de ellas

En las organizaciones que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos y cabe la posibilidad de no conocer la totalidad de las disposiciones registrados a través de los comunicados.


UTILIDAD

Permite conocerel funcionamiento interno: Descripción de tareas ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal.
Sirve para el análisis y revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Establece un sistema de información.
Unifica y controla el cumplimiento delas rutinas de trabajo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, manteniendo continuidad en el trámite.
Economizan tiempo.
Clarifican las acciones a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
Mantienen la uniformidad en cuanto a la ejecución dela gestión administrativa.
Interviene en la consulta de todo el personal.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresariales:


1. Manual de organización: Describe la organización para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

2. Manual de políticas:Contiene los principios básicos que rigen el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

3. Manual de especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

4. Manual del empleado: contiene aquella información que resultade interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

5. Manual de propósitos múltiples: reemplaza total oparcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

6. Manual de procedimientos y normas: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.CONFORMACION DEL MANUAL

Elementos que integran un manual de procedimientos:

PRESENTACION
Se refiere a la portada o carátula del manual la cual debe contener datos como:

Logotipo de la organización
Nombre oficial de la organización
Titulo del manual
Nombre de la unidad administrativa responsable del procedimiento
Nombre y firma del titular quien elabora, aprueba, y valida el manual
Lugar y...