Los manueales

Los manuales
¿Qué son los manuales?
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información de la organización de la empresa.
¿Cómo se clasifica?
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.- Manuales de Organización
2.- Manuales de Políticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.-Manual de contenido múltiple.
7.- Manuales de finanzas
8.- Manuales del sistema
 Manual de Organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
Debe contener:
1.- Identificación
* Logotipo de la organización.
*Nombre oficial de la organización.
* Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de revisión (en su caso).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
* Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundolugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
2.- Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o Introducción
Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito deaplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.
4.- Antecedentes Históricos
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
5.- Legislación o Base Legal
Este apartado, contieneuna lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de suexpedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
6.- Atribuciones
Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.- Estructura OrgánicaDescripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizarclaramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
8.- Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
9.- Funciones
Especificación de las tareas inherentes a...