Lotus Approach

1.1 Las Bases de Datos
1.1.1 ¿Que son?
Las bases de datos están generalmente definidas como un conjunto integrado de información sobre un objeto
cuyas características están relacionadas entre si. Su aspecto virtual se asemeja al de un tabla donde las
columnas son los campos o unidades básicas de información, y las filas son los registros o unidades lógicas de
información que componen larelación existente entre todos los campos que los forman.
1.1.2 ¿En que casos es útil su utilización?
Es difícil poder describir la utilidad de las bases de datos de una forma teórica, por lo cual buscaremos un ejemplo
práctico para ilustrar los conceptos y la utilidad de las mismas.
Un Área de Trabajo tiene una serie de ciudadanos a los que se les informa sobre materias o prestaciones a las
quepueden tener derecho en el caso de que las soliciten. Las unidades básicas de información que componen el
universo relacionado con este supuesto son:
D.N.I.
Apellidos
Nombre
Domicilio
C.P.
Población
Provincia
Cada ciudadano está caracterizado por un D.N.I., unos Apellidos, un Nombre...; el conjunto de datos relacionados
con el primer campo, D.N.I., constituyen ladefinición del registro que caracteriza a un ciudadano sobre el resto a
los que se incluyan en la base de datos. El conjunto de registros que ilustran el universo de ciudadanos, con los
que la supuesta Área de Trabajo tiene relación, se denomina Base de Datos.
Hay que tener en cuenta que el universo de datos descrito anteriormente puede evolucionar, por lo que será
necesario la regeneración parcial ototal de la información contenida en la misma, esto es:
Que haya que modificar los datos pertenecientes a un ciudadano, por ejemplo su domicilio.
Que haya que incluir a un nuevo cliente en el universo de datos de nuestra base.
Que sea necesario suprimir alguno de los registros que componen la misma.
Que tengamos que seleccionar un grupo homogéneo de todos los que componen el universomediante la búsqueda en función de una condición que deban de cumplir.
Todas estas posibilidades son reales en cualquier descripción de tareas de una Unidad de Trabajo por la
concepción que en el mundo actual adquieren los compromisos y exigencias en la relación existente entre
Administración y Ciudadanos, para lo cual, será necesario dotar a dichas Unidades de herramientas ofimáticas
quepermitan la creación y gestión de bases de datos cada vez más extensas y dinámicas.
Como se describe en los conceptos anteriores, vemos que las posibilidades de utilización de las bases de datos
como soportes de información y como herramientas de trabajo son ilimitadas, y se pueden adaptar en función de las necesidades y/o labores que cada Área de Trabajo tenga atribuidas.






2.1 Crear unaBase de Datos nueva
Para crear una base de datos en Approach tenemos varias alternativas, en función de los datos que disponemos
al comenzar a trabajar. Así, podemos crear un archivo de base de datos nuevo, abrir un archivo de base de datos
ya existente, o crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo o un archivo de texto. En cualquier caso,
Approach genera un archivo con extensión.APR que permite gestionar los datos de forma gráfica, mediante la
utilización de distintos formatos de vistas.
Una vez creado un archivo .APR, éste será el utilizado por Approach para abrir la base de datos con la que
queremos trabajar en adelante.
2.1.1 Los SmartMasters
Cuando se arranca Approach se muestra un cuadro de diálogo de Bienvenida con dos opciones (solapas o
pestañas) posibles:Abrir archivo de Approach
Nos permite trabajar con un archivo ya existente, seleccionándolo de la lista de los últimos archivos usados o
bien, pulsando el botón Examinar..., acceder al cuadro de diálogo Abrir, para buscar archivos localizados en
otras unidades o directorios.
Crear archivo a partir de un Smartmaster

Con esta opción podemos crear bases de datos partiendo de plantillas...