Luis

UNIVERSIDAD ESAN

“MATERIALES Y SERVICIOS SAC (MASESAC)”

El Director de la Empresa “MASESAC” decidió contratar los servicios de la firma consultora PPV y Asociados, para que realizara un estudio de la organización y los procedimientos en uso de la Compañía, a fin de recomendar los cambios que podían contribuir a mejorar su eficiencia, pues deseaban obtener los beneficios de una evaluaciónexperta y objetiva. El estudio se realizó con mucho detalle y cubrió todos los departamentos de la entidad, empleando para ello las técnicas y las normas de organización que la Consultora PPV había desarrollado con este fin. Una vez reunidos y analizados todos los datos, el señor Pinillos, Consultor de PPV y encargado del proyecto presentó su informe a los directores, explicando que, en términosgenerales, era favorable para la Compañía, pero que presentaba una serie de recomendaciones relativas a cada departamento, para simplificar sus actividades y hacer más efectiva su labor. Sus recomendaciones en relación al Departamento de Compras eran incorporar el control de Tráfico y Aduanas; contratar un comprador con experiencia técnica, establecer fondos especiales para solucionar los pequeñospedidos locales mediante pagos al contado y eliminar así los contratiempos que por estas compras se presentaban. Al terminar su exposición sobre compras, el presidente del Directorio se dirigió al señor Pinillos y le dijo:

arrollar sus actividades en relación a cada una de las variables que administra? Presido este Directorio desde hace 5 años y nunca me han contestado satisfactoriamente a esto.¿Podrá usted informarme al respecto? Sr. Pinillos: De acuerdo a nuestro estudio ese departamento funciona relativamente bien. Sr. Ponce: ¿En cuánto estimaría usted este buen funcionamiento? ¿En un 90%, en 95% o en cuánto? Sr. Pinillos: Es bastante difícil medir la actuación de una dependencia con medidas objetivas que permitan una calificación como la que usted solicita. Hay implicados demasiadosfactores variables e intangibles y la clasificación depende de lo que usted o el Directorio esperen del departamento y de lo razonable que sean las metas que ustedes fijen. Sr. Ponce: Pero su Compañía debe poseer unas bases sobre las cuáles se puedan determinar los niveles de fiabilidad de la actuación de nuestros compradores y eso es lo que me interesa.

Sr. Ponce: ¿Qué tal funciona nuestrodepartamento de compras, qué tan fiable es al momento de des-

* Este caso constituye una situación real, habiéndose cambiado los nombres a fin de evitar la identificación de la Empresa, y posibilitar su discusión en Clase. Caso modificado por: Pedro Prada Vega y Armando Valdés Garrido-Lecca, sobre la base del caso “El Monarca SA” preparado por el profesor Armando Valdés Palacio (Mayo 2007).Material didáctico reproducido en ESAN para uso exclusivo en clase.

Esta empresa invierte una fuerte cantidad de millones de soles para comprar diferentes tipos de materiales de toda clase, desde materias primas hasta artículos para embalaje y desearía saber si es que aprovechamos al máximo el dinero que invertimos y hasta que punto ahorramos en las adquisiciones que hacemos o nos cuestan más de loque debiera costarnos. En realidad no me interesa saber cuantos pedidos hemos hecho en un año, ni los descuentos que obtenemos por pronto pago; me interesa la calidad de la actuación en materia de compras y en sus resultados. Me gustaría recibir un pequeño informe, con seis u ocho cifras significativas, que me permitan apreciar el rendimiento, que para la Empresa, tiene el departamento de compras.Sr. Pinillos: Creo que podríamos tratar de responder su inquietud, pero también tendrá que hacer usted su propia evaluación, tal como hacemos nosotros. En una próxima reunión le presentaré algo de lo que desea. Se siguió tratando y discutiendo el informe sobre otras dependencias y al terminar la reunión el señor Pinillos concretó una cita para el día siguiente con el Gerente de Compras señor...