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INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACION PUBLICA (ICAP) ALGUNAS CONSIDERACIONES ACERCA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Por John W. Huang San Jos, Costa Rica ALGUNAS CONSIDERACIONES ACERCA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Por John W. Huang SINOPSIS La funcin de administracin de proyectos de siempre ha sido tema de mucha controversia entre las personas que trabajan en ese campo. En estedocumento se hace un nuevo anlisis de lo que es la administracin de proyectos examinando lo que se supone que tiene que hacer y cmo se lleva a cabo en una organizacin. En el documento tambin se expone lo que debe saber un director de proyectos con objeto de administrar efectivamente un proyecto. En qu consiste la administracin de proyectos La administracin de proyectos se describe amenudo como el proceso de planificar y dirigir un proyecto desde su principio hasta su terminacin en un plazo determinado y a un costo dado para obtener un producto final determinado. Esta definicin, aunque no es errnea, peca de simplista y pasa por alto unos pocos puntos importantes. En los prrafos siguientes se explica el porqu. En primer lugar, las estimaciones de tiempo y costos de unproyecto se basan en suposiciones formuladas cuando se hacen las estimaciones. El calendario real y los costos incurridos casi siempre variarn con respecto a imprevistos. (Recurdese la Ley Murphy Si algo puede funcionar mal, lo har. Por lo tanto, es utpico esperar que un proyecto se complete tal como se haba planificado. El tiempo, el costo, el alcance del proyecto y los objetivos de stefrecuentemente pueden ser balanceados entre s. Por ejemplo, pueden economizarse tiempo y costos a expensas de la calidad y alcance del proyecto, o si estos ltimos se mantienen sin cambios, puede reducirse el tiempo a expensas de los costos y viceversa. Por consiguiente, es casi inevitable que el costo, el tiempo, la calidad y el alcance del proyecto terminado difieran un tanto de las estimacionesoriginales. Tambin es posible que las estimaciones originales estn prejuiciadas desde un principio, proporcionando as una base errnea para comparaciones. Si el tiempo de terminacin, el costo y la calidad del producto final no constituyen en s mediadas confiables para medir la eficiencia de la administracin del proyecto, nos podemos preguntar de qu otro modo se puede hacer eso. La respuesta a esapregunta nos acercar algo ms a la compresin de la esencia de la administracin de proyectos. A fin de determinar hasta qu punto se ha administrado bien un proyecto tenemos que examinar el curso seguido por la evolucin del proyecto para determinar si pudimos haber detectado al principio alguna situacin que nos hiciera desviar de nuestro plan original, y si pudimos haber hallado soluciones que noshubieran conducido a una situacin final mejor. Tambin podramos tratar de averiguar si la introduccin de cambios en el ambiente del proyecto habra exigido modificacin de objetivos y si habramos reaccionado a esto con prontitud y buen juicio. As vemos que la buena administracin de proyectos demanda viveza mental para detectar situaciones inesperadas, capacidad para encontrar buenas soluciones alos problemas que se han planteado y previsin para replanificar ante circunstancias cambiantes. Hasta ahora hemos estado hablando de procesos (es decir, de modos de hacer las cosas), de problemas tcnicos y de cmo resolverlos. Un proyecto tambin requiere insumos humanos y tiene problemas humanos, y es posible que stos sean ms difciles de resolver que los tcnicos. Ningn proyecto puede tenerxito sin personas motivadas para trabajar y lograr su objetivo. La administracin del proyecto, por lo tanto, debe ser capaz de percatarse y comprender los motivos y el comportamiento de todos los que contribuyen al proyecto. Debe orientar el proyecto hacia el objetivo deseado, a menudo en medio de metas opuestas de las varias partes que intervienen. Despus de haber descrito en general lo...