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Elaboracion de Actas Administrativas
1.Definiciones
Acta: documento en el consta lo que sucedió, tratado u acordado en una reunión
Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones u actos administrativos
Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntos directivos que obliga a cumplir, condicionesespecificas de la entidad competente.
Acuerdo de fecha para la siguiente reunión:
Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión
Denominacion del documento: nombre que identifica el acta
Hora: Registro del tiempo en el se inician y terminan la reunión
Naturales de la reunión : carácter de ordinario o extraordinario
Orden del dia: Relacion de temas que se han de tratar en unareunión
Titulo: Denominaciones especifica del nombre de la reunión

2. clasificación
Las actas se clasifican en registradas y no registradas.
3. Requisitos
3.1 Requisitos Generales:
Margenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cmTitulo
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Ademas, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeracion
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.



Presentacion
Las actas se puedesn presentar en hojas sueltas olibros que se destinen para el efecto. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno
Redaccion
Se redactan en tiempo pasado
Ningun párrafo del acta se inicia con gerundio
El acta no se dbe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errorestécnicos , ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable

Paginas susiguientes
Para las paginas subsiguientes de las actyas administrativas se establecen los siguientes requisitos:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna
El encabezado se situa entre 2 cm y 3 cm delborde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el numero correspondiente separados por guion.
EJEMPLO
Reunión Comité Academico- Acta 0014
El primer renglón del texto se inicia de 2 a 3 interlineas del encabezado cuando se elabora a maquina
3.2 Requisitos Especificos
Para la elaboración del acta se recomiendautilizar la distribución presentada en la norma ICONTEC.
Razon Social
En el margen superior de la primera pagina va la razón social, impresa o escrita.
Titulo
El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando asi se requiera, se escriben centrado, en mayúscula sostenida, a 3 interlineas del logo símbolo.
EJEMPLO
COMITE 00052 ELABORACION Y DIVULGACION DE DOCUMENTOS
ASAMBLEA DE CONTADORES YASOCIADOS
REUNION DE JUNTA ADMINISTRATIVA
Denominacion del documento y numero
Despues del titulo a 3 interlineas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida centrada y a continuación el numero consecutivo que le corresponda.
EJEMPLO
ACTA 014
Nota. Se suprime el símbolo de (#) o la abreviatura (No.)
Fecha
Contra el margen izquierdo, a 3 interlineas de la denominación deldocumento se escribe la palabra FECHA , en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (: ). Al Frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (dia,mes,año) separados por coma.
EJEMPLO
FECHA: Santa Marta, 28 de noviembre de 2013
Nota. En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la...