MACROPROCESOS

1. GUÍA 15 Definición de Macroprocesos/ Procesos/Subprocesos
Descripción
El diseño del MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS se inicia con la identificación de los Macroprocesos, que constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la institución debe realizar, a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la Misión fijada y la Visión proyectada.
Con el fin de especificarsus objetivos, en términos de los resultados requeridos para la satisfacción de los clientes y/o grupos de interés, los Macroprocesos se derivan en Procesos/Subprocesos. De allí que el Modelo de Gestión por Procesos establece la identificación de los procesos de la institución, sus respectivas interacciones y la realización de actividades que los operativizan, en una secuencia que agregue valor alcumplimiento de los objetivos de la institución. A su vez, cada actividad utiliza recursos y se gestiona con el fin de permitir que sus insumos se transformen en resultados, contribuyendo al cumplimiento del objetivo del proceso.
Los objetivos de los Macroprocesos/Procesos que se definen inicialmente, deben ser alineados para garantizar que los objetivos de los primeros se cumplan cabal ytotalmente en los objetivos fijados para los segundos. Con este fin, la guía incluye una matriz de relación de Objetivos de los Macroprocesos y Procesos que permite visualizar con mayor claridad el cumplimiento de la correspondencia total entre unos y otros.
Finalmente, se construye el Mapa de Procesos, que además de presentar la información anterior, permite visualizar el despliegue y conformación, a sumáximo nivel, del Modelo de Gestión por Procesos en Macroprocesos/Procesos/ Subprocesos.
  Requerimientos
•Función constitucional y legal de la institución.
•Normas que regulan la institución.
•Ley o normas que regulan las competencias y recursos asignados a la institución.
•Conjunto de Planes y Programas.
•Documentación inherente a los Macroprocesos, Procesos, Subprocesos y Actividades (siexiste).
  Responsables
•Diseño y apoyo a la implementación
- Comité de Control Interno.
- Equipo MECIP.
•Implementación
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.
•Supervisión y seguimiento a la implementación
- Equipo MECIP.
- Directivo responsable de la implementación del MECIP.
- Auditoría Interna Institucional.
- Comité de Control Interno.
•Mantenimiento yactualización permanente
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.
- Directivo responsable de la implementación del MECIP.
  Operación   Definición de macroprocesos   Comité de Control Interno
1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando la identificación de Macroprocesos/Procesos/Subprocesos hacia la obtención de resultados específicos para la institución, apartir del mandato constitucional y legal que fija sus funciones y competencias, y de los planes y programas de la institución.
  Equipo MECIP
2. Solicitar a las áreas respectivas, los documentos relacionados con los requerimientos planteados en esta guía, y analizar su contenido, con el fin de adquirir juicios que permitan conocer, con suficiencia, la función constitucional y legal de lainstitución. Para ello, responder a los siguientes interrogantes: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos?,¿Quiénes son nuestros clientes y/o grupos de interés?, ¿Hacia dónde nos dirigimos?, ¿Cuándo lo lograremos?, ¿Cuál es la medida de cumplimiento?
3. Definir los Macroprocesos que conforman la operación de la institución; si ya se encuentran establecidos, analizar la documentación relacionada con los Macroprocesos yverificar su consistencia con lo establecido en esta Guía.
4. Clasificar los Macroprocesos, teniendo en cuenta lo siguiente:
•Macroprocesos Misionales: corresponden al conjunto de actividades que debe realizar una institución para cumplir con las funciones que le fija la Constitución y/o la Ley, de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica. Cada Macroproceso definido debe conducir a resultados...