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ACTA
PARA QUE
Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una
reunión o situación específica (Comité o evento en general).
CUANDO SE UTILIZAN
En
reuniones y eventos donde por su importancia y requerimientos así lo ameriten.
DONDE SE UTILIZA:
En las dependencias, instalaciones físicas de la ESE Popayán o en las reuniones a las
que sea invitada la ESE–
Popayán.
POR QUE:
En razón a que permite ll
evar un control y evidencia escrita de las actividades
efectuadas en una reunión y de los acuerdos o compromisos adquiridos en la misma.
COMO:
Para elaborar un acta se diligencia cada uno de sus campos con la información
correspondiente, a continuación
se muestra el esquema general de un acta con sus
componentes, es decir los campos adiligenciar.

psos
El Acta de una reunión es una medida totalmente necesaria (aunque no suficiente) para lograr que las reuniones sean productivas. Es evidente que toda reunión tiene que quedar registrada de algún modo, y el acta es el resumen que nos permitirá:
comprobar los asistentes reales y los que excusaron su asistencia
registrar las decisiones tomadas en la reunión
determinar el plande actuación, en el caso de que lo haya, después de la reunión
convocar oficialmente una nueva reunión.
No obstante, mi experiencia me dice que hay determinados formalismos en las reuniones que son totalmente inútiles. Vamos a detallar los puntos mínimos necesarios para que cualquier reunión sea ágil, y cumpla con los requisitos formales mínimos para separar los formalismos necesarios de los quegeneran una mera pérdidas de tiempo.
1- Antes de la reunión, facilita a los asistentes el orden del día.
Es evidente, pero no siempre se hace. Es imprescindible para que todos conozcan de qué se va hablar, y se preparen cada tema adecuadamente.
Si alguno de los asistentes no se prepara sus puntos, en una reunión quedará retratado con aportaciones poco desarrolladas.
2- Lectura de losasistentes en la propia reunión.
Hablar sólo de quien no ha podido venir, quien ha excusado su asistencia. En algunas empresas todavía se hace la presentación de asistentes, cuando en realidad todos se conocen, puesto que son compañeros de trabajo.
3- No leas el acta anterior.
Seamos profesionales. Que cada uno se lea la reunión anterior (si la hay) antes de asistir a la reunión en cuestión. Leer elacta anterior es como decir que los asistentes son inútiles porque no saben prepararse la reunión de hoy.
4- Trata los puntos de la orden del día en el orden en el que los enunciaste.
Es importante, puesto que algunos de los asistentes se habrán preparado los temas en ese orden de importancia. Por tanto, es importante que quien redacta el orden del día ordene los temas de mayor a menorimportancia.
5- Registra las decisiones en una nueva acta de reunión en la misma reunión. 
Trabajemos simultániamente, no tomes apuntes en una libreta durante la reunión para después gastar 1 hora en redactar un acta perfecta. Es mejor redactar una acta esquemática ipso facto que no perder tiempo después. A parte, es interesante que todos los asistentes se vayan de la reunión con el plan de trabajo yarealizado y visualizable desde que se sientan de nuevo en su escritorio.
6- gestiona la documentación con herramientas online.
Usa la intranet de la empresa para tener un registro de actas, o en su defecto usa herramientas tipo GoogleDocs, convenientemente compartidas. A parte de ser cero papel, son más adecuadas para posibles revisiones, correcciones, etc.
ACUERDO
Qué es un Acuerdo de GestiónSe entiende por Acuerdo de Gestión el establecimien
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ior
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