maestro

CURSO
TÉCNICAS AVANZADAS
DE ARCHIVO Y
CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS OFICIALES

Responsable: Brenda Naz de Díaz
Facilitadora

Guatemala, mayo 2012
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ÍNDICE

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

1. OBJETIVOS

PÁGINA No.

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General
Específicos

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2. DEFINICIONES

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3. FINES E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

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4. CLASES DE ARCHIVO

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4.1 Según el tipo de documentos4.2 Por el grado de autonomía
4.3 Por el grado de utilización
5. SISTEMAS DE ARCHIVO
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6

Alfabético
Numérico
Geográfico
Por asunto
Cronológico
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

6. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5

Inspeccionar
Clasificar
Codificar
Distribuir
Archivar

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8
8
8
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7. MANEJO DE ARCHIVOS
7.1 Manejo de información
7.2 La tecnología en el archivo
7.3 El Control en el archivo
7.4 Sugerencia de etiquetado en archivos físicos
8 SEGURIDAD INDUSTRIAL
8.1 Normas de seguridad
8.2 Aprovechamiento del espacio físico
8.3 Instalaciones adecuadas para un archivo
9 LA CALIDAD EN EL SERVICIO AL CLIENTE
10. EL (LA) ARCHIVISTA
10.1Funciones
10.2 Competencias
10.3 Valores

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11. TIPS PARA MANTENER UN EXCELENTE ARCHIVO

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12. EL SECRETO DE LAS 9S´s

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12.1 Seire (Organización)
12.2 Seiton (Orden)
12.3 Seiso (Limpieza)
12.4 Seiketsu (Conservación)
12.5 Shitsuke (Disciplina)
12.6 Shikari (Constancia)
12.7 Shitsukoku (Compromiso)
12.8 Seishoo(Coordinación)
12.9 Seido (Estandarización)
13. BIBLIOGRAFÍA

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PRESENTACIÓN
Estimado(a)_______________________________________________________________
¡FELICITACIONES! Hoy inicia otra fase interesante en su vida… y es el de recordar y/o
conocer algunos aspectos relacionados con el manejo del archivo; es decir ¿qué hay más
allá de contar con documentos,carpetas, archivadores, espacio y mobiliario para un buen
sistema de archivo?
Como usted sabe, el ser humano nunca termina de aprender y en todos los roles en donde
se desenvuelve siempre hay cambios, innovaciones que obligan a continuar investigando,
estudiando, participando en el propio aprendizaje. De tal manera que por ahí se dice que
lo único permanente es el cambio.
La justicia es, unode los principales pilares de toda sociedad, parte esencial de la
administración de justicia está constituida por los diversos testimonios que fundamentan las
decisiones de los jueces y magistrados. Sin los registros que conserva un archivo, la
imparcialidad de la justicia se vería cuestionada. Los hechos judiciales están íntimamente
ligados a sus evidencias. Por lo tanto, los archivosresponden a una misión vital en la
organización de las sociedades; sin ellos no sólo la investigación no sería posible; sino, la
toma de decisiones informadas y justas, adolecerían de un respaldo confiable.
En el presente módulo se trabajará temas fundamentales como los sistemas de archivo,
manejo del archivo, algunas normas de seguridad, espacio y aprovechamiento del mismo,
eficiencia en el servicioal cliente, metodología de las 9S´s; temas que actualmente se
están apropiando del quehacer institucional, que marcan una gran diferencia entre una
instancia y otra.
Para lograr el objetivo de este módulo, es importante que, participe activamente, aporte sus
experiencias y dinamismo, lo cual enriquecerá más la presente capacitación y, con la
aplicación de los puntos trabajados en este curso,se espera contribuir a la mejora del
sistema de archivo y servicio que se brinda actualmente.
Para finalizar, nuevamente ¡FELICITACIONES! por este reto
que emprende y que, con toda seguridad, será alcanzado
con ÉXITO.

Y RECUERDE… se aprende para la vida.
¡¡¡ADELANTE!!!

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1. OBJETIVOS
GENERAL
Al finalizar esta capacitación, usted será capaz de indicar por escrito un mínimo de...