Magister

La reunión de Kickoff
Curso de Dirección de Proyectos

Introducción
» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como una primera cita : es la primera vez que nos ven gestionandoel trabajo » Hay que establecer un clima de confianza » Debemos manejar toda la información disponible » Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los posibles riesgos » Debemosprepararnos mental y físicamente, y ser conscientes del impacto que causaremos » Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos permitan derribar los muros de la resistencia al cambio » Hay que darprotagonismo a los interlocutores del cliente, y a los participantes, haciéndoles ver la importancia de su labor

Antes del kick-off
» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta,modelo de costes, planificación, actas reuniones comerciales, etc) » Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo. » Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativasdel cliente, información útil, quién es quién, tono requerido –formal/informal-, etc.) » Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.) » Convocar el kick-off con una semana de antelación almenos. Conocer a quién se convoca, papel de cada uno. Elegir el día y hora convenientemente. » Estudiar la planificación, el alcance, el equipo: identificando posibles riesgos, internos ó externos, ypreparar una estrategia antes de ir a la reunión

Cómo prepararse
» Hay que preparar la documentación en formato ejecutivo, que incluya la información relevante que debamos discutir y mostrar »Trabajarla lo máximo posible con el responsable del proyecto del cliente » Preparar el material y el entorno (salas, proyectores, muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas, tarjetas, etc.) »Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes » Compartir la información con el responsable del proceso comercial, si no somos nosotros

La Reunión
» Temas a tratar e información...